12 kỹ năng viết Email chuyên nghiệp nhất định phải biết cho sinh viên và cả người đi làm

Chào các bạn, chả là mình vừa mới tốt nghiệp, chân ướt chân ráo đặt chân vào các công ty. Mới đầu làm việc, mình như người rừng vậy, không biết, không hiểu rõ công việc làm gì. Ngay cả việc gửi mail báo cáo cho sếp, gửi mail thông báo cho đồng nghiệp mà mình bị mắng lên mắng xuống vì gửi mail không đúng cách, thiếu chỗ nọ chỗ chai tùm lum à.

Nhờ sự chỉ bảo nhiệt tình của đồng nghiệp mình cũng nắm được kha khá kinh nghiệm, giờ gửi mail mình không bị mắng nữa rồi hehe. Mình truyền lại cho các bạn kinh nghiệm viết email chuyên nghiệp đó nhé.

cách viết email chuyên nghiệp
Chia sẻ các kinh nghiệm viết email chuyên nghiệp

1. Đặt tên email nghiêm túc, chuyên nghiệp

Hãy tạo một email nghiêm túc có họ tên thật của mình, nghiêm túc, lịch sự. Có thể đặt theo cấu trúc [email protected] hoặc [email protected] (chức danh). Không nên đặt các tên mộng mơ thời sinh viên tuổi trẻ như [email protected] hay [email protected], mình thì thấy hổng sao nhưng những người đi làm họ thấy rất mắc cười thậm chí là khó chịu. Và có thể họ sẽ không để ý đến mail bạn gửi với cái tên như vậy.

 2. Đặt tiêu đề email ngắn gọn, rõ ràng

tiêu đề email rõ ràng
Tiêu đề email cần ngắn gọn, mạch lạc, rõ ràng

Tiêu đề email ngắn gọn, đủ ý, nên đề cập trúng vào chủ đề, để người đọc nắm được nội dung chính trong email, biết cách sắp xếp email vào phần cụ thể để xử lý. Tiêu đề có thể là:

  • THƯ MỜI THAM DỰ…
  • ỨNG TUYỂN VỊ TRÍ…
  • THÔNG BÁO KẾ HOẠCH…

Nếu như gửi email mà để trống phần tiêu đề, hoặc nội dung tiêu đề không thu hút, không đúng trọng tâm, email sẽ không được đọc đến, có khi còn bị xóa ngay lập tức.

3. Dòng đầu tiên của email có lời chào lịch sự

mở đầu lịch sự khi viết email
Cần có lời chào lịch sự khi mở đầu email

Có một vài cách mở đầu email lịch sự như:

  • Kính gửi… Thân gửi… Thương gửi
  • Dear anh/chị…
  • Anh/Chị thân mến

Mở đầu email không nên:

  • Sử dụng từ gọi: ê, này
  • Sử dụng yếu tố hài hước, tức giận hoặc phẫn nộ
  • Sử dụng các từ ngữ mang tính khiêu khích

Thực ra bạn cũng có thể viết lời mở đầu thân thiện hơn như: Anh A ơi, Chị B à… nhưng hãy cân nhắc kỹ về mối quan hệ giữa hai người để có cách chọn mở đầu phù hợp.

4. Nội dung email nói rõ cần gì, muốn gì

Câu đầu tiên trong nội dung email, không nên quá dài dòng mà đi trực tiếp vào điều bạn muốn như:

  • Em gửi mail để xác nhận về…
  • Hôm nay em gửi mail để thông báo về…
  • Như đã trao đổi trước, em gửi mail để cung cấp…

Đồng thời với những nội dung sau đó, nên suy nghĩ kỹ nội dung trước khi viết, phải cân nhắc sự hiệu quả của email khi được gửi đi. Có những vấn đề không nhất thiết phải gửi qua email, hoặc có những vấn đề cấp bách không thể giải quyết qua email. Thế nên, dùng email đúng lúc, muốn biết đúng lúc hay không, hãy nghĩ đến mình cần gì, muốn gì để quyết định gửi email.

5. Những lưu ý khi đính kèm file

  • Nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính như: JPEG, .Doc, .Pdf đối với file ảnh
  • Viết xong nội dung file rồi mới đính kèm file, tránh tình trạng đính kèm rồi lại mất công sửa file lại
  • Đặt tên file đính kèm ngắn gọn, rõ ràng, không nên viết dấu
  • Muốn gửi nhiều file, khi nén lại thì nên dùng .zip

6. Sử dụng font chữ cổ điển, hay dùng dễ đọc

Sử dụng font chữ thông thường
Sử dụng font chữ thông thường là một cách giúp người nhận Email cảm thấy bạn chuyên nghiệp

Khi gửi email, nên sử dụng font chữ thông thường như Arial hoặc Times New Roman, cỡ chữ 13. Màu chữ thì chọn màu đen để an toàn. Đây là một nguyên tắc bất di bất dịch khi gửi email.

8. Thân ái chào quyết thắng khi viết xong email

Cuối email nên chào lịch sự, cảm ơn họ đã dành thời gian để đọc thư. Một lời chào, cảm ơn ngắn gọn nhưng giúp thư không bị cụt và tạo được thiện cảm cho người nhận email gấp bội.

7. Sử dụng chữ ký cá nhân

Chữ kỹ cá nhân ở dưới email là điều quan trọng, vì người đọc sẽ nắm được chức danh, số điện thoại, địa chỉ… của bạn để nếu như có vấn đề gì thì tiện liên lạc. Đồng thời có chữ ký tạo cho người nhận cảm giác tin tưởng.

9. Kiểm tra lại bố cục, đọc lại email

email chuyên nghiệp cần có bố cục rõ ràng
Một email chuyên nghiệp cần phải có bố cục mạch lạc rõ ràng

Cần xem lại cách trình bày email, xem đã rõ ràng, mạch lạc từng mục chưa. Đọc lại xem có những sai sót về lỗi chính tả hay dấu chấm câu hay không. Dưới đây là những tiêu chuẩn đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản:

  • Viết hoa đầu dòng. Viết hoa chứ không phải viết in hoa
  • Viết hoa sau dấu chấm câu. Các tên địa danh, tên riêng phải viết hoa
  • Dấu câu viết sát vào chữ, dấu cách rồi đến chữ tiếp theo
  • Dấu (), ” ” viết liền vào ký tự ở trước và sau
  • Hai chữ liên tiếp chỉ cách nhau một dấu cách
  • Viết một câu đủ thành phần, đủ ý rồi mới chấm câu, nhiều ý nên dùng dấu phẩy
  • Bài dài nên chia thành các đoạn nhỏ
  • Không nên dùng cảm thán quá nhiều

10. Chỉ gửi email đi khi chắc chắn đã hoàn thành bằng cách điền địa chỉ email người nhận ở bước cuối cùng

Không ai muốn đọc một email dở dang cả. Thế nên, để tránh tình trạng gửi email đi trước khi hoàn thành, khi viết email thì xóa tên người nhận đi. Khi nào kiểm tra lại bố cục và đọc lại email đã viết và cảm thấy đã hoàn chỉnh, thì chèn tên người nhận vào rồi bấm gửi.

11. Đảm bảo tính an toàn cá nhân, cộng đồng khi gửi mail

Một khi email đã gửi đi, thông tin được tiết lộ cho người khác thì không còn gì là bí mật nữa cả. Thế nên, đừng viết bất cứ một điều gì trong email có thể gây bất lợi cho bản thân hoặc lời văn gây ảnh hưởng, tổn thương tới người khác. Cần thận trọng để đảm bảo tính an toàn khi gửi mail, hơn là việc đi xin lỗi khi đã gửi.

12. Thân thiện reply email gửi nhầm

Nếu như bạn muốn làm người tốt, bạn hãy trả lời lại email chẳng may ai đó gửi nhầm. Nếu đặt vị trí là bạn gửi, nhưng bạn không hề biết mình gửi nhầm, trong thâm tâm luôn muốn được hồi đáp lại email, thế nhưng đầu dây bên kia không phản hồi. Bạn sẽ rất hụt hẫng đúng không? Thế nên hãy dành một chút thời gian trả lời lại những email nhầm đó nhé.

Tóm tắt lại các bước CHUẨN khi viết email chuyên nghiệp:

cách viết email chuyên nghiệp
Một email chuyên nghiệp là một email chuyên nghiệp từ bố cục đến nội dung
  • Đặt tiêu đề
  • Đính kèm tập tin
  • Viết nội dung
  • Kiểm tra lại bố cục, nội dung và file đính kèm
  • Nhập địa chỉ email người nhận

Rồi bạn nhấn gửi đi, vậy là hoàn thành xong rồi đó.

Mong rằng những thông tin về cách gửi email chuyên nghiệp trên sẽ hữu ích cho bạn. Chúc bạn làm việc chuyên nghiệp với cách gửi mail chuyên nghiệp, và không bị mắng sấp mặt như mình hihi.

264 views