3 kỹ năng vàng giúp soạn thảo nhanh văn bản – bạn cần biết!

Bạn là một nhân viên văn phòng hay một người thường xuyên phải soạn thảo văn bản trên máy tính. Bạn vẫn đang phải dành nhiều thời gian cho việc soạn thảo văn bản. Việc soạn thảo văn bản của bạn sẽ nhanh hơn và chuyên nghiệp hơn khi bạn áp dụng 3 kỹ năng mà tôi gọi là “Kỹ năng vàng giúp soạn thảo nhanh văn bản”

1.  Kỹ năng gõ 10 ngón.

Tôi giới thiệu chìa khóa đầu tiên là kỹ năng gõ 10 ngón tay. Đây là kỹ năng quan trọng nhất đối với một nhân viên văn phòng. Bạn có thể không tập gõ được cả 10 ngón tay nhưng chí ít cũng không dùng 2 -3 ngón tay để gõ từng chữ từng chữ một và không phải vừa nhìn bàn phím khi nhập văn bản.

Bạn đã bao giờ đặt câu hỏi: Tại sao phím F và J trên bàn phím lại có chấm hay gạch ngang nổi trên phím, bàn phím nào cũng vậy. Đây là kí hiệu mà nhà sản xuất đánh dấu cho vị trí đặt ngón trỏ của 2 bàn tay các bạn ạ.

Sẽ thật kém chuyên nghiệp khi một nhân viên văn phòng vẫn ngồi vừa dòm bàn phím vừa kì cạch gõ từng chữ một. Bạn vừa phải nhìn từng phím trên bàn phím, vừa nhìn tài liệu để nhập cho đúng, vừa mất thời gian di chuyển các ngón tay. Và bạn ngưỡng mộ đồng nghiệp chẳng cần nhìn bàn phím vẫn gõ nhanh như gió. Vậy thì còn chần chừ gì không học cho mình kỹ năng gõ 10 ngón.

Để có được kỹ năng gõ 10 ngón thì bạn phải tập, tập càng sớm càng tốt. Để tập gõ 10 ngón thì các bạn cài phần mềm tập gõ 10 ngón vào máy tính rồi tập. Phần mềm sẽ chỉ bạn vị trí đặt các ngón tay, phân công vị trí các phím cho các ngón tay. Khi đã quen với việc di chuyển các ngón tay thì bạn không cần nhìn bàn phím vẫn có thể nhập đúng.

Trong bài viết này mình xin giới thiệu đến các bạn phần mềm luyện gõ mà mình thấy dễ dùng và khá hiệu quả

– Phần mềm đánh máy 10 ngón tay: TypingMaster Pro

Giao diện đầu tiên của typing master
Giao diện đầu tiên của typing master

TypingMaster là phần mềm hữu ích, dạy gõ 10 ngón tay khi soạn thảo văn bản. Phần mềm TypingMaster Pro cung cấp các bài tập gõ phím khác nhau, từ cơ bản tới nâng cao kết hợp với tính năng nhắc nhở sử dụng ngón tay để gõ, từ đó giúp bạn làm việc đánh máy trở thành phản xạ. Ngoài ra phần mềm c

Màn hình làm việc của Typing Master
Màn hình làm việc của Typing Master

Với màn hình làm việc chính như trên bạn có thể chọn các thẻ học tâp (Studying) kiểm tra (Typing test) hay Game. Với mỗi thẻ sẽ cung cấp các bài học học từ dễ đến khó để các bạn luyện tập.

Việc cài phần mềm cũng khá đơn giản. Các bạn chỉ cần tìm kiếm phần mềm trên Google, tải về máy, cài đặt theo hướng dẫn là dùng được.

2. Sử dụng các phím tắt trong định dạng văn bản.

Bạn đã biết cách gõ văn bản trên phần mềm Microsoft Word. Nhưng bạn có biết việc thường xuyên di chuyển con trỏ văn bản hay thực hiện việc định dạng bằng tổ hợp phím tắt sẽ giúp việc soạn thảo văn bản nhanh hơn rất nhiều. Vậy tôi giới thiệu đến bạn các tổ hợp phím tắt trong Word để bạn sử dụng cho tiện dụng.

Phím tắt di chuyển con trỏ văn bản:

  • ←, →, ↓, ↑, Home, End, PageUp (PGUP), PageDown (PGDN), Ctrl + Home, Ctrl + End: Lần lượt dùng để di chuyển con trỏ văn bản sang trái, phải, xuống 1 dòng, lên 1 dòng, đầu dòng, cuối dòng, lên 1 trang màn hình, xuống 1 trang màn hình, đầu trang, cuối trang.

Phím tắt để bôi đen (Chọn) văn bản:

  • Shift + ←, Shift +→, Shift + ↓, Shift + ↑: Bôi đen từ vị trí con trỏ văn bản sang trái 1 ký tự, phải 1 ký tự, xuống 1 dòng, lên 1 dòng.
  • Shift + Home, Shift + End, Shift + PageUp (PGUP), Shift + PageDown (PGDN), Shift + Ctrl + Home, Shift + Ctrl + End: Lần lượt là Bôi đen từ vị trí con trỏ văn bản về đầu dòng, Về cuối dòng, Lên 1 trang, xuống 1 trang, về đầu văn bản hay về cuối văn bản.

Phím tắt để định dạng văn bản:

  • Ctrl+1:Giãn dòng đơn
  • Ctrl+2: Giãn dòng đôi
  • Ctrl+5: Giãn dòng 1,5
  • Ctrl+0: Tạo thêm độ giãn dòng đơn trước đoạn
  • F12: Lưu tài liệu với tên khác
  • F4: Lặp lại lệnh vừa làm
  • Ctrl+Shift+S: Tạo Style (heading) -> Dùng mục lục tự động
  • Ctrl+Shift+F: Mở hộp thoại Font để Thay đổi phông chữ
  • Ctrl+Shift+P: Mở hộp thoại Font Thay đổi cỡ chữ
  • Ctrl+D: Mở hộp thoại định dạng font chữ
  • Ctrl+M: Lùi đoạn văn bản vào 1 tab (mặc định 1,27cm)
  • Ctrl+Shift+M: Lùi đoạn văn bản ra lề 1 tab
  • Ctrl+T: Lùi những dòng không phải là dòng đầu của đoạn văn bản vào 1 tab
  • Ctrl+Shift+T: Lùi những dòng không phải là dòng đầu của đoạn văn bản ra lề 1 tab
  • Ctrl+F: Tìm kiếm ký tự
  • Ctrl+G (hoặc F5): Nhảy đến trang số
  • Ctrl+H: Tìm kiếm và thay thế ký tự
  • Ctrl+K: Tạo liên kết 
  • Ctrl+]: Tăng 1 cỡ chữ
  • Ctrl+[: Giảm 1 cỡ chữ
  • Ctrl+Shift+>: Tăng 2 cỡ chữ
  • Ctrl+Shift+<: Giảm 2 cỡ chữ
  • Alt+Shift+S: Bật/Tắt phân chia cửa sổ Window
  • Ctrl+Enter: Ngắt trang
  • Windows+D: Chuyển ra màn hình Desktop
  • Windows+E: Mở cửa sổ Internet Explorer, My computer
  • Ctrl+Alt+N: Cửa sổ MS word ở dạng Normal
  • Ctrl+Alt+P: Cửa sổ MS word ở dạng Print Layout
  • Ctrl+Alt+L: Đánh số và ký tự tự động
  • Ctrl+Alt+F: Đánh ghi chú (Footnotes) ở chân trang
  • Ctrl+Alt+D: Đánh ghi chú ở ngay dưới dòng con trỏ ở đó
  • Ctrl+Shift+A: Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa (với chữ tiếng Việt có dấu thì không nên chuyển)
  • Alt+F10: Phóng to màn hình (Zoom)
  • Alt+F5: Thu nhỏ màn hình
  • Alt+Print Screen: Chụp hình hộp thoại hiển thị trên màn hình
  • Print Screen: Chụp toàn bộ màn hình đang hiển thị.

Phím tắt sử dụng trong Windows

  • Windows Logo+T: Duyệt giữa các ứng dụng trên thanh taskbar.
  • Windows Logo+Spacebar: “Xem thử” desktop của bạn.
  • Windows Logo+X: Khởi chạy Windows Mobility Center
  • Windows Logo+Left/Right: Thu cửa sổ về nữa trái/phải màn hình
  • Windows Logo+Up/Down: Phóng to/thu nhỏ cửa sổ hiện tại.
  • Windows Logo+Home: Thu nhỏ toàn bộ cửa sổ ngoại trừ cửa sổ hiện tại.
  • Windows logo +P: Chọn chế độ hiển thị.
  • Windows logo+number: Chuyển đến ứng dụng trên taskbar theo số thứ tự tương ứng. Ứng dụng sẽ tự khởi chạy nếu chưa đựơc khởi chạy.
  • Shift+Windows logo+number: Khởi chạy một ứng dụng trên taskbar theo số thứ tự tương ứng, cơ mà muốn khởi chạy ứng dụng thứ 10 thì làm thế nào nhỉ?
  • Alt+Windows logo+number: “Bung” Jump List của ứng dụng trên taskbar theo số thứ tự tương ứng.
  • Ctrl+Shift+N:  để tạo một Folder mới.
  • Windows + Shift + Mũi tên Lên/Xuống: nếu như tổ hợp phím Windows + Up/Down có tác dụng phóng đại và thu nhỏ cửa sổ thì tổ hợp 3 phím này lại có tác dụng chỉ phóng đại chiều cao (chiều ngang của cửa sổ không đổi) và khôi phục cửa sổ về trạng thái ban đầu.
  • Windows + M: thu nhỏ tất cả các cửa sổ.
  • Windows + Shift + M:khôi phục các cửa sổ đã bị thu nhỏ.
  • Windows + “+”/”–”: phóng lớn màn hình với tính năng Magnifier của Windows.
  • Windows + Home: cho phép bạn thu gọn hoặc phục hồi các cửa sổ khác khi nhấn giữ và “lắc” một cửa sổ nào đó, tổ hợp phím này thực hiện chức năng tương tự.
  • Windows + Shift + Left/Right: tổ hợp này chỉ hữu dụng với những ai xài nhiều màn hình cùng lúc, cho phép bạn di chuyển cửa sổ từ một màn hình này sang một màn hình khác.
  • Alt + P: xem trước tệp tin trong cửa sổ Explorer.

3. Sử dụng chức năng gõ tắt

Trong Word, bạn thường phải gõ những cụm từ lặp đi lặp lại nhiều lần rồi định dạng, khiến bạn mất nhiều thời gian và nhàm chán. Vậy bạn hãy sử dụng chức năng gõ tắt của WORD theo các bước sau:

Bước 1: Chọn phần văn bản cần định nghĩa từ gõ tắt. Ở đây mình chọn cả tiêu đều của một văn bản.

Chọn văn bản cần định nghĩa từ gõ tắt
Chọn văn bản cần định nghĩa từ gõ tắt

Bước 2: File -> Option để mở bảng cài đặt tùy chọn.

Mở bảng cài đặt các tùy chọn

Mở bảng cài đặt các tùy chọn

Bước 3. Chọn thẻ Proofing -> AutoCorrect Options.

Khi đó xuất hiện hộp thoại AutoCorrect, bạn nháy chọn nút Replace text as you type để bật chế độ thay thế văn bản khi gõ. Nếu bạn muốn tắt chế độ gõ tắt thì bạn bỏ chọn ở nút này.

Tiếp theo, bạn nhập từ gõ tắt vào ổ Replace. Phần văn bản được gõ tắt đã hiển thị trong ô With.

Bước tiếp theo bạn nháy nút Add rồi nháy nút Ok. Bây giờ khi bạn gõ từ gõ tắt rồi nhấn phím cách thì Word sẽ tự động thay thế bằng cả cụm từ đầy đủ. Định nghĩa từ gõ tắt

Định nghĩa từ gõ tắt

176 views