Cách để ủy thác công việc của bạn một cách hiệu quả

Tất cả các nhà quản lý và lãnh đạo phải làm chủ nghệ thuật của phái đoàn. Hiểu cách thức và thời điểm phân bổ trách nhiệm cho người khác là điều cần thiết trong việc duy trì mức năng suất cao, cả ở cấp độ cá nhân và tổ chức. Biết cách ủy thác cũng rất cần thiết cho một lãnh đạo hiệu quả.

Học cách ủy thác là xây dựng một đội ngũ gắn kết và hiệu quả, có thể đáp ứng thời hạn. Hơn nữa, biết khi nào và làm thế nào để giao phó công việc sẽ giảm khối lượng công việc của bạn, do đó cải thiện sức khỏe của bạn trong công việc và tăng sự hài lòng trong công việc của bạn. Thật không may, nhiều nhà lãnh đạo không chắc chắn làm thế nào để ủy quyền đúng hoặc do dự khi làm như vậy.

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ khám phá những gì phái đoàn thực sự đòi hỏi, làm thế nào nó có lợi cho nhóm của bạn và làm thế nào để ủy thác công việc hiệu quả.

Tất cả các nhà quản lý và lãnh đạo phải làm chủ nghệ thuật của phái đoàn. Hiểu cách thức và thời điểm phân bổ trách nhiệm cho người khác là điều cần thiết trong việc duy trì mức năng suất cao, cả ở cấp độ cá nhân và tổ chức. Biết cách ủy thác cũng rất cần thiết cho một lãnh đạo hiệu quả.

Tầm quan trọng của nhóm

cách hoạt động nhóm hiệu quả
cách hoạt động nhóm hiệu quả

Một nhà lãnh đạo hiệu quả biết cách ủy thác. Khi bạn ủy thác một số công việc của mình, bạn giải phóng thời gian và đạt được nhiều hơn trên cơ sở hàng ngày. Đoàn hiệu quả cũng thúc đẩy năng suất trong một nhóm bằng cách dựa trên bộ kỹ năng hiện có của các thành viên và cho phép họ phát triển kiến ​​thức và năng lực mới trên đường đi. Kết quả là một nhóm linh hoạt hơn có thể chia sẻ vai trò khi có nhu cầu.

Khi bạn sẵn sàng ủy thác, bạn đang thúc đẩy một bầu không khí tự tin và tin tưởng. Hành động của bạn gửi một tín hiệu rõ ràng: là một nhà lãnh đạo, bạn tin tưởng cấp dưới của mình để đạt được kết quả mong muốn. Kết quả là, họ sẽ nghĩ về bạn như một nhà lãnh đạo khả ái và hiệu quả, tôn trọng các kỹ năng và nhu cầu của họ.

Đoàn không phải là về sủa đơn đặt hàng và hy vọng rằng nhân viên của bạn xếp hàng. Công việc của người quản lý là tận dụng tối đa những người dưới sự giám sát của họ và làm như vậy, tối đa hóa năng suất và lợi nhuận.

Dưới đây là một ví dụ về phái đoàn xấu:

lam viec nhom khong hieu qua
lam viec nhom khong hieu qua

Đoàn tăng năng suất, nhưng không phải tất cả các nhà quản lý đều sẵn sàng hoặc có thể ủy quyền. Tại sao? Dưới đây là một số lý do phổ biến:

  • Họ có thể bực bội với ý tưởng rằng người khác có thể nhận được tín dụng cho một dự án.
  • Họ có thể sẵn sàng ủy thác về nguyên tắc nhưng sợ đội của họ sẽ không thể xử lý một mức độ trách nhiệm cao hơn.
  • Họ có thể nghi ngờ rằng nhân viên của họ đã làm việc quá sức và cảm thấy miễn cưỡng tăng thêm gánh nặng.
  • Họ có thể nghi ngờ rằng việc thực hiện một nhiệm vụ sẽ đơn giản và nhanh chóng hơn.
  • Họ không thích ý tưởng buông bỏ những nhiệm vụ mà họ thích làm.
  • Họ sợ rằng nếu họ ủy thác trách nhiệm, người quản lý riêng của họ sẽ kết luận rằng họ không thể xử lý khối lượng công việc của họ.

Phân chia nhiệm vụ trong nhóm

quan ly nhom lam viec hieu qua
quan ly nhom lam viec hieu qua

Hầu hết mọi người nghĩ rằng ủy quyền và phân bổ là đồng nghĩa, nhưng có một sự khác biệt quan trọng được thực hiện giữa hai.

Khi bạn phân bổ một nhiệm vụ, bạn chỉ đơn thuần là hướng dẫn cấp dưới thực hiện một hành động cụ thể. Bạn nói cho họ biết phải làm gì và họ làm điều đó thật đơn giản. Mặt khác, ủy thác liên quan đến việc chuyển một số công việc của bạn cho người khác. Họ không chỉ nhận được một bộ hướng dẫn. Thay vào đó, họ được đặt trong một vai trò đòi hỏi họ phải đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm về kết quả.

Cách ủy thác công việc hiệu quả (Hướng dẫn từng bước)

Vì vậy, cách tốt nhất để ủy thác công việc là gì để bạn có thể chống lại nỗi sợ ủy thác, xây dựng một nhóm hiệu quả và làm việc nhanh hơn? Dưới đây là hướng dẫn từng bước:

Biết khi nào nên đại biểu

Bằng cách hiểu bao nhiêu kiểm soát bạn cần để duy trì trong một tình huống, bạn có thể xác định chiến lược tốt nhất để trao quyền cho người lao động. Có 7 cấp đoàn cung cấp cho người lao động mức độ trách nhiệm khác nhau.

Đoàn xuất hiện dọc theo một quang phổ. Mức ủy nhiệm thấp nhất xảy ra khi bạn nói với người khác phải làm gì. Nó cung cấp ít cơ hội cho nhân viên để thử các phương pháp mới. Hình thức ủy quyền cao nhất xảy ra khi bạn có thể từ bỏ hầu hết quyền kiểm soát dự án của mình cho nhân viên.

Biết cách ủy thác công việc giúp bạn hiểu cách kết nối mọi người với các nhiệm vụ tận dụng tốt nhất tài năng của họ. Khi được thực hiện đúng cách, nó đảm bảo rằng bạn sẽ nhận được kết quả cuối cùng tốt nhất.

Khi bạn quyết định cách ủy thác công việc, hãy hỏi những câu hỏi sau:

  • Bạn có phải chịu trách nhiệm về nhiệm vụ này, hoặc người khác có thể thực hiện nó không?
  • Điều này đòi hỏi sự chú ý của bạn để thành công?
  • Công việc này sẽ giúp một nhân viên phát triển kỹ năng của họ?
  • Bạn có thời gian để dạy ai đó làm công việc này không?
  • Bạn có mong đợi các nhiệm vụ có tính chất này sẽ tái diễn trong tương lai?

Xác định người tốt nhất cho công việc

leader không nên là người làm hết
leader không nên là người làm hết

Bạn phải truyền ngọn đuốc cho đúng thành viên trong nhóm để đoàn làm việc. Mục tiêu của bạn là tạo ra một tình huống trong đó bạn, công ty của bạn và nhân viên có trải nghiệm tích cực.

Hãy suy nghĩ về các kỹ năng của các thành viên trong nhóm, sẵn sàng học hỏi, và phong cách làm việc và sở thích của họ. Họ sẽ có thể thực hiện công việc hiệu quả hơn nếu họ có khả năng, có thể huấn luyện và quan tâm. Khi có thể, hãy cho nhân viên một cơ hội để phát huy sở trường của họ.

Công nhân thiếu kinh nghiệm có thể cần hướng dẫn nhiều hơn các cựu chiến binh dày dạn kinh nghiệm. Nếu bạn không có thời gian để thiết lập nhân viên mới hơn để thành công, thật không công bằng khi ủy thác cho họ.

Bạn cũng phải xem xét mức độ bận rộn của nhân viên. Điều cuối cùng bạn muốn làm là áp đảo ai đó bằng cách giao cho họ quá nhiều trách nhiệm.

Nói và bán để có được thành viên mua

Sau khi bạn tìm được người hoàn hảo cho công việc, bạn vẫn phải nhờ họ đảm nhận trách nhiệm mới. Hãy cho họ biết lý do tại sao bạn chọn họ cho công việc. [9]Khi bạn cho người khác thấy rằng bạn ủng hộ sự phát triển của họ, nó sẽ xây dựng văn hóa tin cậy. Nhân viên xem nhiệm vụ được ủy nhiệm là cơ hội có nhiều khả năng được đầu tư vào kết quả.

Khi bạn làm việc với những nhân viên mới hơn, hãy bày tỏ sự sẵn sàng cung cấp hỗ trợ và phản hồi liên tục. Đối với nhân viên dày dạn, hãy suy nghĩ và kinh nghiệm của họ.

Hãy rõ ràng và cụ thể về công việc

Điều quan trọng là phải giải thích cho nhân viên tại sao dự án là cần thiết, những gì bạn mong đợi ở họ và khi nào đến hạn.  Nếu họ biết những gì bạn mong đợi, họ sẽ có nhiều khả năng cung cấp.

Bằng cách đặt kỳ vọng rõ ràng, bạn giúp họ lập kế hoạch thực hiện nhiệm vụ. Thiết lập các mốc quan trọng của dự án để bạn có thể kiểm tra tiến độ mà không cần vi mô. Nếu nhân viên của bạn gặp khó khăn trong việc đáp ứng một mốc quan trọng, họ vẫn có thời gian để sửa lỗi trước khi sản phẩm cuối cùng đến hạn.

Loại trách nhiệm này thường được sử dụng trong các trường đại học. Nếu sinh viên chỉ biết ngày đáo hạn và các yêu cầu cơ bản để hoàn thành các tài liệu nghiên cứu chính, họ có thể nghỉ việc cho đến giờ thứ mười một. Nhiều chương trình yêu cầu sinh viên phải gặp các cố vấn hàng tuần để được hướng dẫn, cấu trúc địa chỉ và tìm ra các kink trong phương pháp của họ trước thời hạn. Những biện pháp này đặt ra cho sinh viên thành công trong khi cho họ không gian để tạo ra công việc tuyệt vời.

Hỗ trợ nhân viên của bạn

Để xem kết quả tốt nhất có thể của việc ủy ​​quyền, cấp dưới của bạn cần các nguồn lực và hỗ trợ từ bạn. Kết nối họ với đào tạo và tài liệu để phát triển các kỹ năng mà họ chưa có. [11]Có thể mất nhiều thời gian hơn để cung cấp tài nguyên, nhưng bạn sẽ tiết kiệm thời gian bằng cách hoàn thành công việc một cách chính xác. Đối với các nhiệm vụ định kỳ, đào tạo này trả tiền nhiều lần.

Đôi khi nhân viên cần một sự giúp đỡ để xem những gì họ đang làm tốt và làm thế nào họ có thể cải thiện. Cho và nhận phản hồi là một phần thiết yếu của đoàn. Đây cũng là một cách tốt để giám sát các nhiệm vụ được ủy quyền với tư cách là người lãnh đạo. Mặc dù bạn có thể theo dõi tiến trình của các nhiệm vụ, nhưng bạn không quản lý vi mô nhân viên.

Trong suốt dự án, định kỳ hỏi nhân viên của bạn nếu họ cần hỗ trợ hoặc làm rõ. Hãy nói rõ rằng bạn tin tưởng họ thực hiện công việc và bạn muốn tạo một không gian để họ đặt câu hỏi và đưa ra phản hồi. Phản hồi này sẽ giúp bạn tinh chỉnh cách bạn ủy thác công việc.

Hiển thị sự đánh giá cao của bạn

Trong quá trình đăng ký định kỳ, hãy nhận ra bất kỳ chiến thắng nào bạn đã thấy trong dự án cho đến nay. Công nhận rằng nhân viên của bạn đang đạt được tiến bộ về mục tiêu. Nguyên tắc tiến bộ đưa ra tầm quan trọng của việc ăn mừng những chiến thắng nhỏ để giữ cho nhân viên có động lực.  Công nhân sẽ hiệu quả và tận tâm hơn nếu họ biết rằng bạn nhận thấy những nỗ lực của họ.

Công nhận nhân viên khi họ làm tốt giúp họ hiểu được chất lượng công việc mà bạn mong đợi. Nó làm cho họ có nhiều khả năng muốn làm việc với bạn một lần nữa trong các dự án trong tương lai.

Lời khuyên cuối cùng cho bạn

Bây giờ bạn đã biết chính xác ý nghĩa của ủy nhiệm và các kỹ thuật để ủy thác công việc hiệu quả, bạn đang ở một vị trí tuyệt vời để hợp lý hóa các nhiệm vụ của bạn và thúc đẩy năng suất trong nhóm của bạn.

Đại biểu là trao quyền tự chủ và quyền hạn cho người khác, do đó làm nhẹ khối lượng công việc của bạn và xây dựng một đội ngũ hoàn hảo, được sử dụng tốt.

Phái đoàn có vẻ phức tạp hoặc đáng sợ, nhưng nó trở nên dễ dàng hơn nhiều với thời gian. Bắt đầu nhỏ bằng cách ủy thác một vài quyết định cho các thành viên trong nhóm của bạn trong một hoặc hai tuần tới.

106 views