Đâu là phương pháp đúng để lên kế hoạch và hoàn thành mọi việc?

Một trong những cách hiệu quả nhất để giảm căng thẳng và cảm giác bị quá tải khi bạn cảm thấy lo lắng về công việc là hãy ngồi xuống, lấy một tờ giấy và viết ra tất cả những việc cần phải làm. Cách làm này sẽ giúp bộ não giảm tình trạng quá tải và khi đã liệt kê ra hết những công việc cần làm, bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn vì biết rằng mọi thứ không quá lộn xộn như cách bộ não đang nói với bạn.

Tuy nhiên, việc viết ra hết những công việc cần làm không đồng nghĩa với việc đã hoàn thành tất cả. Đó chỉ mới là bước đầu tiên. Để thực sự thấy được những lợi ích của việc lập nên danh sách các công việc cần làm, hãy lưu ý những điều dưới đây:

1. Cần có sự rõ ràng trong những việc bạn phải làm

Đôi lúc chúng ta hay viết ra các công việc dưới dạng chung chung như: “Thảo luận với Jim”, hay “Chuẩn bị bài thuyết trình”,… Nếu viết theo những hình thức như vậy, rõ ràng còn hàng loạt câu hỏi vẫn chưa được trả lời. Thảo luận với Jim về vấn đề gì? Thuyết trình về chủ đề gì? Cần chuẩn bị những gì?

Khi bạn viết một nhiệm vụ, bạn phải biết bạn muốn làm gì, nếu không sau một vài ngày, những gì bạn muốn đạt được sẽ trở nên mập mờ và không rõ ràng. Cách tốt nhất là hãy viết các mục tiêu cách rõ ràng như: “Thảo luận với Jim về chuyến công tác ở Đức vào tuần tới” hoặc “Chuẩn bị dàn ý cho bài thuyết trình trước Ban Giám đốc vào tuần tới”. Bạn có thể mất thêm vài giây để viết nhiều từ hơn, nhưng chắc chắn bạn sẽ thầm cảm ơn bản thân sau khi đã hoàn thành công việc.

Việc viết ra những nhiệm vụ dưới hình thức như thế sẽ làm cho mọi việc bạn muốn làm trở nên rõ ràng hơn bao giờ hết. Và khi bắt đầu công việc, bạn sẽ biết chính xác những gì có liên quan đến công việc để bạn có thể đưa ra nhiều quyết định tốt hơn. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoảng thời gian vì sự rõ ràng cũng đồng nghĩa với việc bạn có khả năng sắp xếp và đi đúng lộ trình đã vạch ra trước đó, thay vì phải mất thêm thời gian để cố nhớ ra bản thân cần phải làm gì.

2. Không chọn ngày thực hiện cách ngẫu nhiên

Đôi khi chúng ta đưa nhiều nhiệm vụ vào cùng một ngày theo cách ngẫu nhiên, kết quả là khi kết thúc một ngày, có những công việc không cần thiết phải hoàn thành ngay thì lại hoàn thành, còn những công việc quan trọng bạn lại phải sắp xếp vào ngày hôm sau.

Để tránh tình trạng này, bạn cần có chiến lược tốt hơn. Bạn nên ưu tiên sắp xếp công việc mà bạn đã hoạch định từ trước vào danh sách công việc.  Hãy dành ra một ít thời gian mỗi tuần để lên kế hoạch dựa trên những công việc đã nằm trong lịch làm việc  để giúp bạn có một danh sách hiệu quả hơn. Nếu bạn có một chuyến công tác xa, hãy giảm tải số lượng công việc trong danh sách của bạn.

3. Danh sách công việc hàng ngày không quá 10 việc

Khi tôi đề nghị điều này với một số người, họ thường cười nhạo tôi. Họ tin rằng họ bận rộn hơn nhiều và có ít nhất 20 công việc mỗi ngày trong danh sách của họ. Vấn đề ở đây là với tất cả sự sao lãng, những tình huống khẩn cấp hoặc gián đoạn, bạn không thể hoàn thành 20 công việc mỗi ngày được. Bạn sẽ kết thúc một ngày với sự bực tức vì phải lên lại kế hoạch cho ít nhất 25% đến 50% lượng công việc chưa được hoàn thành.

Thay vào đó, vào mỗi buổi tối, hãy dành ra khoảng 10 đến 15 phút để xác định đâu là ưu tiên công việc trong ngày hôm sau. Hãy chọn ra 10 việc quan trọng nhất và đánh dấu chúng dưới bất kỳ hình thức nào. Điều này không chỉ giúp bạn tập trung vào những thứ quan trọng, mà còn buộc bạn chọn ra đâu là nhiệm vụ có ảnh hưởng tích cực nhất trong ngày hôm sau.

Khi bắt đầu phân chia sự ưu tiên trong công việc, bạn sẽ dần trở nên tập trung và dành nhiều thời gian quý báu của bạn cho những nhiệm vụ đang đưa bạn tiến bước đến mục tiêu của mình.

4. Lập nhóm cho những nhiệm vụ tương tự nhau

Khi nhìn vào danh sách công việc, bạn sẽ nhận thấy có những công việc tương tự nhau, như gọi cho khách hàng chẳng hạn. Nếu bạn có hai hoặc ba công việc trong danh sách công việc hàng ngày liên quan đến gọi cho khách hàng, hãy đưa chúng vào cùng một nhóm và thực hiện cùng một thời điểm. Hãy lên kế hoạch dành ra khoảng 30 phút hoặc nhiều hơn để gọi cho khách hàng và làm những công việc có liên quan. Cũng vậy, nếu bạn có các công việc liên quan đến email, hãy đưa chúng vào cùng một nhóm. Bạn sẽ nhận thấy có nhiều công việc được hoàn thành hơn và trí não sẽ tập trung hơn vào công việc đang làm.

Mọi thứ có thể trở nên lộn xộn khi bạn gồng mình đối phó với hàng tá công việc khác nhau mỗi ngày. Khi bạn làm những công việc có liên quan với nhau cùng lúc, năng suất và hiệu quả công việc chắc chắn sẽ tốt hơn. Bạn cũng nên sử dụng các thiết bị thông minh hay các ứng dụng (email, điện thoại…) đúng lúc và điều đó sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian.

5. Tìm động lực trong công việc

Khi lên kế hoạch với những công việc như trả lời email hoặc gọi điện cho khách hàng, bạn có thể nhận thấy là hoàn toàn không có động lực ở những công việc này. Điều này chỉ cho bạn cảm giác làm việc như một thói quen. Bất cứ khi nào có thể, hãy viết ra những nhiệm vụ dưới dạng như “gọi điện cho khách hàng để họ cảm thấy hài lòng”… Điều này nghe có vẻ thật khờ khạo, nhưng nhiều danh sách việc cần làm hoàn toàn không có giá trị cảm xúc, chúng đều là những danh sách mà bạn phải hoàn thành.

Để làm cho các danh sách có cảm hứng khi nhìn vào, hãy viết các công việc sao cho chúng gợi lên một phản ứng cảm xúc như khi viết “làm cho khách hàng vui lòng” sẽ cho bạn nhiều động lực hơn là chỉ “gọi cho khách hàng”.

Một cách khác để làm cho danh sách của bạn trở nên có động lực hơn là hãy giữ danh sách này luôn ngắn. Như đã đề cập, khi danh sách công việc  không nhiều hơn 10 việc mỗi ngày, bạn sẽ có cảm giác hài lòng hơn. Nếu danh sách này có đến 20 hoặc 30 nhiệm vụ, bạn sẽ cảm thấy bị quá tải. Mọi thứ sẽ tốt hơn rất nhiều khi bạn nhìn vào danh sách và cảm thấy được truyền cảm hứng so với lúc bạn nhìn vào danh sách và cảm thấy sức lực đã cạn kiệt.

6. Kiểm tra hàng tuần

Những ai đã từng đọc quyển “Hoàn thành mọi việc không hề khó” (Getting Things Done) của tác giả David Allen chắc chắn đều biết việc “Kiểm tra hàng tuần” là như thế nào. Nhưng một điều đáng ngạc nhiên là có rất nhiều người lại bỏ qua bước này. Nếu bạn muốn danh sách các công việc luôn duy trì được hiệu quả và luôn được cập nhật thì việc kiểm tra hàng tuần là yếu tố then chốt.

Cứ sau mỗi tuần, bạn cần lướt qua tất cả các công việc đã hoàn thành trong tuần để kiểm tra xem có bỏ sót điều gì hay không. Chúng ta là những con người và có đôi lúc sẽ quên đánh dấu những công việc đã hoàn thành, hoặc bỏ lỡ một số công việc tại một vài thời điểm. Kiểm tra hàng tuần là lúc bạn dành thời gian để có một cái nhìn toàn diện về những gì đã làm và sắp làm.

Nơi lý tưởng để tiến hành việc kiểm tra hàng tuần nên là một nơi không có sự quấy nhiễu để bạn có thể tập trung và lên kế hoạch cho tuần tiếp theo. Bạn sẽ xem lại tất cả những việc đã trải qua, loại bỏ những việc không còn cần thiết hoặc đã hoàn thành. Việc kiểm tra hàng tuần sẽ cho bạn toàn quyền kiểm soát. Điều này sẽ cho bạn làm chủ công việc, quyết định những việc sẽ làm tiếp theo hoặc có thể dời lại một thời điểm khác. Đây chính là cách tốt nhất để bạn bắt đầu tuần mới với một kế hoạch và hướng đi rõ ràng và đảm bảo cho mọi việc luôn đi đúng lộ trình mà bạn đã vạch ra.

Tóm lại

Khi được sử dụng đúng cách, danh sách công việc có thể trở thành động lực và là kim chỉ nam dẫn bạn đến hiệu quả công việc tốt nhất và đạt được những điều kỳ diệu. Công cụ này giúp bạn tập trung vào những mục tiêu quan trọng và chấm dứt tình trạng bỏ lỡ công việc cần thiết.

Danh sách công việc cần làm giúp bạn giảm căng thẳng và cảm giác bị quá tải vì phải nhớ mọi thứ trong đầu, bạn đã đưa ra ngoài tất cả các công việc phải làm để giải phóng không gian trong tâm trí của bạn cho những nỗ lực sáng tạo hơn.

Theo Carl Pullein – Lifehack

Đọc thêm:

Làm thế nào để đầu tư cách thông minh cho thời điểm nghỉ hưu?

Thái độ quyết định thành công của bạn như thế nào?

51 views