Làm việc hiệu quả: 9 quy tắc nền tảng để duy trì sự tập trung

Công việc sâu sắc được đào tạo đầu tiên bởi Cal Newport, một giáo sư khoa học máy tính tại Đại học Georgetown, trong một bài đăng trên blog năm 2012. Ông tiếp tục mở rộng ý tưởng này trong cuốn sách bán chạy nhất năm 2016 của mình, với tiêu đề thích hợp là Deep Work: Rules for Focused Thành công trong một thế giới bị phân tâm .

Chính xác thì công việc sâu sắc là gì? Vâng, theo chính Newport:

Công việc sâu sắc đề cập đến một hoạt động chuyên nghiệp được thực hiện trong trạng thái tập trung không bị phân tâm, đẩy khả năng nhận thức của bạn đến giới hạn của họ. Những nỗ lực này tạo ra giá trị mới, cải thiện kỹ năng của bạn và khó có thể nhân rộng.

Nói một cách đơn giản hơn, nó có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và đòi hỏi cao nhất của bạn. Khi bạn có thể làm điều này, bạn sẽ làm việc thông minh hơn, không khó hơn mỗi ngày. Quan trọng hơn, bạn sẽ có một cuộc sống ý nghĩa hơn.

Nhưng làm thế nào bạn có thể làm việc sâu hiệu quả hơn? Bạn có thể bắt đầu bằng cách làm theo 9 quy tắc này để duy trì sự tập trung.

1. Hiểu cách bạn làm việc

Nếu bạn muốn thực hiện công việc sâu sắc trong cuộc sống của mình, trước tiên bạn cần chọn triết lý lập lịch phù hợp nhất với cách bạn làm việc và sống. Theo Newport, có bốn triết lý lập lịch:

• Thư viện: Đây là nơi bạn tập trung hầu hết thời gian cho công việc sâu sắc, chẳng hạn như các hoạt động có đòn bẩy cao. Như vậy, bạn loại bỏ tất cả các phiền nhiễu khác, như phương tiện truyền thông xã hội.
• Bimodal: Ở đây, bạn phân chia thời gian của bạn giữa công việc sâu và công việc nông trên cơ sở hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm. Ví dụ: bạn chỉ có thể dành cả tuần cho các hoạt động có đòn bẩy cao, nhưng tuần sau sẽ được dành cho các nhiệm vụ như kiểm tra email hoặc cập nhật bản trình bày slide.
• Nhịp điệu: Đây là nơi bạn phân chia thời gian biểu hàng ngày giữa công việc sâu và nông, như làm công việc sâu vào buổi sáng và tiết kiệm công việc nông cho buổi chiều muộn hoặc buổi tối.
• Báo chí: Trong phương pháp này, bạn phù hợp với công việc sâu sắc khi bạn có sẵn trong lịch trình của bạn. Một ví dụ sẽ là khi một cuộc họp bị hủy – bây giờ bạn có thể ghi thời gian đó cho công việc sâu sắc của mình. Một cách khác là giết các cuộc họp bất tận , họ không giúp đỡ

Thử nghiệm với nhau nếu cần. Các triết lý nhịp điệu có lẽ là thực tế nhất cho phần lớn người lao động. Trừ khi bạn đang viết một cuốn sách, hầu hết chúng ta chỉ có thể tập trung vào công việc sâu sắc quá lâu hoặc đưa ra một số trách nhiệm nhất định cho một ngày sau đó. Ngoài ra, đây là kỹ thuật dễ nhất và hiệu quả nhất vì bạn có thể lên lịch cho công việc sâu sắc của mình khi bạn làm việc hiệu quả nhất. 

2. Thiết lập các nghi thức và nghi thức làm việc sâu

Sau khi xác định cách bạn làm việc tốt nhất, bạn cần nhận ra rằng tất cả chúng ta đều có ý chí hạn chế . Điều đó có nghĩa là bạn phải có kỷ luật để hoàn toàn tập trung và tập trung vào nhiệm vụ mà bạn hiện đang làm.

Cách tốt nhất để đạt được điều này là chuẩn bị tinh thần cho công việc sâu sắc, cũng như tạo ra một môi trường khuyến khích bạn duy trì sự tập trung. Như Newport đã giải thích trong cuốn sách của mình:

Chìa khóa để phát triển thói quen làm việc sâu sắc là vượt ra ngoài ý định tốt và thêm các thói quen và nghi thức vào cuộc sống làm việc của bạn được thiết kế để giảm thiểu lượng ý chí hạn chế cần thiết của bạn, để chuyển sang và duy trì trạng thái tập trung không bị gián đoạn.

Dưới đây là một số cách để phát triển các thói quen và nghi thức đó:

• Phát triển một lịch trình làm việc sâu sắc và thói quen. Ngoài lịch trình làm việc của bạn, hãy tạo thói quen buổi sáng và buổi tối sẽ giúp bạn thành công, chẳng hạn như xem lại lịch của bạn vào buổi sáng và thiền vào ban đêm.
• Đặt quy tắc để lặn vào công việc sâu sắc của bạn. Ví dụ, khi tập trung vào công việc sâu, bạn đóng cửa văn phòng và tắt điện thoại cho đến khi đến giờ nghỉ.
• Làm việc trong một môi trường không bị quấy rầy và thoải mái – Đừng đỗ xe tại một quán cà phê bận rộn với ý định hoàn thành công việc sâu sắc.
• Xác định thời gian bạn muốn phiên làm việc sâu của bạn sẽ được. Bộ não con người chỉ có thể tập trung quá lâu. Mặc dù điều này thay đổi từ người này sang người khác, một cuộc khảo sát do Toggl thực hiện cho thấy hầu hết mọi người chỉ có thể tập trung vào một nhiệm vụ trong một đến hai giờ. ^[3] Bắt đầu nhỏ, với các phiên 15 phút và làm việc đến các phiên dài hơn.
• Lưu ý bất cứ điều gì giúp hỗ trợ công việc sâu sắc , chẳng hạn như giải khát cụ thể, âm nhạc, tiếng ồn trắng hoặc công cụ. Hãy chắc chắn rằng bạn có sẵn những thứ này.

3. Ưu tiên sử dụng Khung 4DX

Trong Deep Work, Newport nhấn mạnh khung 4DX được mô tả trong 4 nguyên tắc thực thi . Mặc dù điều này được phát triển bởi các chuyên gia tư vấn kinh doanh để sử dụng cho các công ty, nhưng nó cũng hữu ích trong việc giúp các cá nhân làm việc trên những gì quan trọng nhất.

• Tập trung vào việc cực kỳ quan trọng.  Đây là một số lượng hạn chế các mục tiêu quan trọng và thiết yếu mà giờ làm việc Deep của bạn nên được dành riêng.
• Đạo luật về các biện pháp dẫn đầu.  Hai số liệu được sử dụng khi đo lường sự thành công của bạn: độ trễ và số đo chì. Các biện pháp Lag là đầu ra của bạn, chẳng hạn như có bao nhiêu bài viết blog bạn đã viết ngày hôm nay. Thước đo chính là thời gian tham gia vào trạng thái làm việc sâu sắc, đạt được tiến bộ cho các mục tiêu quan trọng nhất của bạn.
• Giữ một bảng điểm hấp dẫn.  Có một hệ thống theo dõi có thể nhìn thấy, chẳng hạn như Seinfeld ‘s Không phá vỡ bí mật năng suất của chuỗi.
• Tạo một Cadence của trách nhiệm.  Hãy tự chịu trách nhiệm bằng cách cam kết đánh giá hàng ngày hoặc hàng tuần để xem những gì bạn đã hoàn thành. Bạn cũng có thể sử dụng thông tin này để lập kế hoạch cho tuần tiếp theo .

4. Chán nản, chán nản, và nghỉ

Điều này nghe có vẻ phản tác dụng, đặc biệt là trong một thế giới có nhịp độ nhanh như vậy, nhưng nó hoàn toàn ổn để chán. Trên thực tế, Newport nói rằng:

Để thành công với công việc sâu sắc, bạn phải điều chỉnh lại bộ não của mình để thoải mái chống lại các kích thích gây mất tập trung.

Ví dụ: nếu bạn đang đợi trong một dòng xe tải thực phẩm, đừng để điện thoại dán vào mặt bạn. Thay vào đó, hãy chấp nhận sự nhàm chán và sử dụng thời gian không hiệu quả này để thực hiện một số suy nghĩ sâu sắc. Đây là một loại thiền yêu cầu bạn tập trung sự chú ý vào một vấn đề duy nhất. Bí quyết là học cách đưa sự chú ý của bạn vào một vấn đề cụ thể khi tâm trí bạn bắt đầu đi lang thang.

Ngoài ra, bạn nên sắp xếp thời gian nghỉ trong ngày cho những phiền nhiễu như phương tiện truyền thông xã hội hoặc đồng nghiệp trò chuyện. Những giờ giải lao này giúp bộ não của bạn nghỉ ngơi và nạp lại năng lượng cho buổi làm việc sâu tiếp theo. Bằng cách này, bạn không chiến đấu chống lại họ – bạn chỉ cần lên lịch cho họ vào những thời điểm nhất định để họ không làm gián đoạn sự tập trung của bạn.

5. Thanh lọc công việc nông cạn từ cuộc sống của bạn

Theo Newport:

Công việc của Nông cạn không đòi hỏi nhận thức, các nhiệm vụ kiểu hậu cần, thường được thực hiện trong khi bị phân tâm. Những nỗ lực này có xu hướng không tạo ra nhiều giá trị mới trên thế giới và dễ dàng nhân rộng.

Nói cách khác, đây là công việc bận rộn.

Bạn không muốn dành quá nhiều thời gian cho những nhiệm vụ này. Ví dụ: thay vì dành phần lớn thời gian trong ngày của bạn cho các nhiệm vụ hành chính và các cuộc họp phân tán, hãy chặn thời gian cụ thể cho các hoạt động này, như có tất cả các cuộc họp của bạn vào Thứ Ba và chỉ kiểm tra hộp thư đến của bạn ba lần một ngày. Tốt hơn nữa, nếu bạn có tài nguyên, ủy thác hoặc thuê ngoài công việc nông cạn của bạn.

6. Tắt mạng đi khi làm việc

Bạn không cần phải đi đến cực kỳ và thực sự ngắt kết nối với thế giới bên ngoài. Rốt cuộc, bạn vẫn có thể cần phải hoạt động một chút trên phương tiện truyền thông xã hội cho doanh nghiệp của bạn. Nhưng ý tưởng ở đây là rút phích cắm trong giờ làm việc sâu, để bạn có thể tập trung 100%.

Cách dễ nhất để làm điều này là tắt điện thoại của bạn. Nếu đó không phải là thứ bạn cảm thấy thoải mái, hãy đặt nó ở chế độ máy bay hoặc chế độ không làm phiền. Bạn cũng có thể tắt thông báo cho email hoặc phương tiện truyền thông xã hội hoặc đăng xuất hoàn toàn. Tôi đã tìm thấy rất nhiều thành công bằng cách xóa các ứng dụng truyền thông xã hội khỏi điện thoại của mình.

7. Truy cập các trang web hữu ích

Có lẽ lực gây rối nhất làm bạn mất tập trung là người khác. Họ không làm điều này là độc hại; họ chỉ không biết rằng một tiếng gõ cửa vô tội vạ có thể phá vỡ sự tập trung của bạn.

Hãy cho đồng nghiệp của bạn biết khi nào bạn không muốn bị làm phiền bằng cách đóng cửa và đặt một dấu hiệu Không làm phiền Nhà thờ trên đó. Tôi chia sẻ lịch của mình với nhân viên của mình để họ biết khi nào tôi có mặt và khi nào tôi chặn thời gian để làm việc sâu.

Tôi cũng làm điều này ở nhà. Gia đình tôi biết không liên lạc với tôi tại văn phòng cho đến khi đến giờ nghỉ, trừ khi đó là trường hợp khẩn cấp. Ở nhà, nếu tôi cần làm một công việc nhỏ, họ cũng biết không làm phiền tôi trong văn phòng nhà của tôi trừ khi tôi báo hiệu tôi có mặt.

8. Dừng lại khi đến lúc dừng lại

Đó là một niềm vui tội lỗi, nhưng tôi thích bộ phim của King Kingpin. Trong một cảnh, Woody Harrelson đang giúp xây dựng chuồng trại và tiếng chuông ăn trưa vang lên. Anh ta dừng lại ngay lập tức và chạy đi lấy grub của mình. Không cần phải nói, những người khác không thể giữ chuồng, và nó sụp đổ.

Nhưng nó thực sự minh họa một điểm tốt: Khi tiếng chuông ăn trưa vang lên, đã đến lúc ngừng hoạt động. Điều này rất quan trọng đối với công việc sâu sắc vì nó có thể thúc đẩy chúng ta tập trung. Nếu bạn chỉ có một giờ để hoàn thành một nhiệm vụ, bạn không có thời gian cho bất cứ điều gì khác. Quan trọng hơn, công việc sâu chỉ hiệu quả khi bạn đặt tham số, như điểm bắt đầu và điểm kết thúc.

Cân nhắc cài đặt báo thức, ngay cả khi đó chỉ là đồng hồ bấm giờ ở trường học cũ, đưa ra cảnh báo năm phút. Điều này cho phép bạn kết thúc mọi thứ và không đi qua đoạn thời gian được phân bổ đó.

9. Biết kết quả

Giả sử bạn có kế hoạch đi đến buổi hòa nhạc sau khi làm việc với một số người bạn. Biết điều này, bạn có thể đã đóng gói một bộ trang phục giản dị hơn và lên kế hoạch gặp gỡ bạn bè của mình tại một nhà hàng gần địa điểm. Tùy thuộc vào việc bạn sẽ ra ngoài muộn như thế nào, bạn có thể lên kế hoạch đi làm muộn hơn một chút vào ngày mai. Ngay cả khi bạn có một vài trục trặc trên đường đi, như bị kẹt xe, bạn sẽ biết kết quả của đêm: Bạn sẽ được xem một chương trình tuyệt vời với bạn bè.

Tâm lý tương tự là đúng với công việc sâu sắc. Khi bộ não biết kết quả của những gì bạn đang cố gắng đạt được, nó sẽ vẫn tập trung vào hoạt động đó cho đến khi nó hoàn thành để bạn hài lòng. Ý tưởng đằng sau công việc sâu sắc rất đơn giản: Hãy chủ ý hơn với thời gian của bạn bằng cách tập trung vào những điều thúc đẩy bạn đến gần hơn để đạt được mục tiêu của mình.Nó khuyến khích bạn bảo vệ thời gian của mình nhiều hơn, ngay cả khi điều đó có nghĩa là bỏ phương tiện truyền thông xã hội và nói rằng không có yêu cầu.

Lời khuyên cuối cùng cho bạn

Nếu bạn tiếp tục thực hành và điều chỉnh các quy tắc này để chúng phù hợp với bạn, công việc sâu sắc có thể giúp bạn làm việc thông minh hơn và trở nên hoàn thiện hơn. Giữ tập trung là khó khăn trong một thế giới phiền nhiễu, nhưng nó chắc chắn sẽ được đền đáp.

158 views