Hóa đơn điện tử là gì, có bắt buộc không, các quy định, cách đăng ký sử dụng

Hóa đơn điện tử là hóa đơn thể hiện dưới dạng dữ liệu xác nhận thông tin bán hàng kết nối trược tiếp cơ quan thuế. Cả người mua, người bán và cơ quan quản lý có thể cùng lúc tra cứu, theo dõi quá trình xử lý hóa đơn.Theo quy định hạn cuối ngày 01/11/2020 bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử do đó doanh nghiệp cần tìm hiểu trước để tránh tình trạng bị động khi đến hạn. Mình cũng là dân kế toán chính hiệu nên gắng tổng hợp tất tần tật kiến thức một cách dể hiểu nhất nhé.

Hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử

Lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:

Từ ngày 1/11/2018:

  • Bắt buộc các Doanh nghiệp mới thành lập phải dùng hóa đơn điện tử

Từ ngày 1/11/2018 – 31/10/2020:

  • Doanh nghiệp còn Hóa đơn giấy được tiếp tục sử dụng. Nếu hết hóa đơn giấy phải chuyển sang sử dụng Hóa đơn điện tử.
  • Doanh nghiệp thành lập từ ngày 1/11/2018 phải sử dụng Hóa đơn điện tử
  • Riêng Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và các đô thị lớn phải hoàn thành việc triển khai Hóa đơn điện tử trên địa bàn trong năm 2019

Từ ngày 1/11/2020: Bắt buộc các Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân, kinh doanh phải dùng hóa đơn điện tử

Lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì

Hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Lưu ý: Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử

Ưu điểm hóa đơn điện tử
Ưu điểm hóa đơn điện tử

Mẫu hóa đơn điện tử

Tổng hợp mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp để bạn dể hình dung.

Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng dạng song ngữ
Mẫu hóa đơn điện tử bán hàng
Mẫu hóa đơn điện tử bán hàng dạng song ngữ
Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng nhiều thuế suất

Điểm khác biệt hóa đơn điện tử và hóa đơn thường

  • Không có khái niệm Liên trên hóa đơn điện tử.
  • Là hóa đơn gồm nhiều trang
  • Ký hiệu hóa đơn đơn là chữ E
  • Có thể chuyển đổi sang chứng từ/hóa đơn giấy và phải bảo đảm sự khớp đúng với nội dung của hóa đơn điện tử

Văn bản quy định về hóa đơn điện tử

  • Nghị định 119/2018/NĐ-CP, ngày 12/09/2018 – Quy định về hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
  • Thông tư 32/2011/TT-BTC, ngày 14/3/2011 – Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
  • Nghị định 51/2010/NĐ-CP, ngày 14/5/2010 – Quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
  • Thông tư 39/2014/TT-BTC, ngày 31/3/2014 – Hướng dẫn thi hành NĐ 51/2010/NĐ-CP, ngày 14/5/2010 và NĐ 04/2014/NĐ-CP, ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Các loại hóa đơn điện tử

  • Hóa đơn giá trị gia tăng
  • Hóa đơn bán hàng
  • Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử
  • Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với Cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và ký không

  • Nếu Doanh nghiệp bán hàng đủ điều kiện tự in hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn không cần chữ ký. Trên Hóa đơn điện tử không cần phải đóng dấu của người bán và chữ ký người mua, không nhất thiết phải có chữ ký người mua hàng
  • Nếu Doanh nghiệp thông báo phát hành hóa đơn mà có chữ ký. Trên Hóa đơn điện tử phải có chữ ký điện tử của người bán hàng

Hình thức mã xác thực hóa đơn điện tử

Hóa điện tử không có mã:

DN kinh doanh: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử có mã:

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

  • Hộ, cá nhân kinh doanh: Lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng: có 10 lao động trở lên và doanh thu năm trước liền kề từ 03 tỷ đồng trở lên
  • Lĩnh vực thương mại, dịch vụ: doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên
  • DN có rủi ro cao về thuế
  • DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Nội dung hóa đơn điện tử

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC: Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung sau:

  • a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;
  • Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
  • b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
  • c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
  • d) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
  • e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
  • g) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền:

NĐ 119/2018/NĐ-CP chưa có quy định rõ ràng về hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền. Dự thảo thông tư hướng dẫn NĐ 119, mô tả đặc điểm của loại hóa đơn này như sau:

  • Số hóa đơn
  • Tên cửa hàng, quầy hàng của từng cơ sở kinh doanh (trường hợp có nhiều cửa hàng, quầy hàng)
  • Mã số thuế của người bán;
  • Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ;
  • Tổng số tiền thanh toán;
  • Chữ ký số của người bán hoặc chữ ký điện tử của người bán theo hình thức mã xác thực giao dịch điện tử;
  • Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
  • Mã của cơ quan thuế.

Quy trình nghiệp vụ hóa đơn điện tử

  1. Khởi tạo hóa đơn
  2. Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
  3. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
  4. Hủy hóa đơn không sử dụng
  5. Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn
  6. Lập hóa đơn
  7. Phát hành hóa đơn điện tử
  8. Gửi hóa đơn
  9. In chuyển chứng từ giấy
  10. Xóa hóa đơn
  11. Điều chỉnh thay thế hóa đơn
Nghiệp vụ hóa đơn điện tử
Nghiệp vụ hóa đơn điện tử

Xử lý hóa đơn điện tử đã lập

Căn cứ theo hướng dẫn tại TT 39/2014/TT-BTC:

Hóa đơn điện tử chưa gửi cho người mua:

  • Người bán hủy hóa đơn
  • Lập hóa đơn mới

Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua, người mua chưa kê khai thuế:

  • Người bán và người mua thống nhất: Lập biên bản thu hồi hóa đơn, Hai bên ký điện tử lên biên bản thu hồi
  • Người bán: Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn thu hồi.  Trên hóa đơn mới ghi rõ hóa đơn được lập để thay thế cho hóa đơn đã thu hồi

Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua, người mua đã kê khai thuế:

  • Người bán và người mua thống nhất: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, hai bên ký điện tử lên biên bản điều chỉnh
  • Người bán: Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập trước đó. Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ hóa đơn được lập để Điều chỉnh cho hóa đơn nào, lý do điều chỉnh
Xử lý hóa đơn điện tử đã lập
Xử lý hóa đơn điện tử đã lập

Hóa đơn điện tử có liên không

Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và Cơ quan thuế cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.

Người mua nhận hóa đơn điện tử bằng cách nào

– Gửi trực tiếp cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên như qua Email, SMS

– Gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

Người mua có phải ký số vào hóa đơn điện tử không

– Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.

– Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế: nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản thanh toán, phiếu thu.. thì trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. (theo công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016).

– Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.

– Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn

Cách người mua kê khai thuế khi nhận hóa đơn điện tử

  • Người mua sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy.
  • Người mua có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế hoặc giấy tờ vận chuyển hàng trên đường

Cách chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi lưu thông

Người bán hàng chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông. Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

  • Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
  • Trên hóa đơn phải có dòng chữ ghi rõ: HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ
  • Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
  • Hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán

Chữ ký điện tử và chứng thư số là gì

Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó; có thể được hiểu như con dấu điện tử của một doanh nghiệp.

Chữ ký điện tử là một phần không thể tách rời của HĐĐT giúp xác thực HĐĐT đó là của đơn vị điện lực phát hành.

Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.

Chứng thư điện tử sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử, đảm bảo:

  • Chống từ chối bởi người ký.
  • Đảm bảo tính toàn vẹn của HĐĐT trong qua trình lưu trữ, truyền nhận.

– Chứng thư điện tử có thời hạn hiệu lực và có thể bị hủy bỏ hoặc thu hồi bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thư điện tử.

Điều kiện tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử

Điều kiện tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC: Người bán khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;

c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;

d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

  • Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
  • Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Phần mềm hóa đơn điện tử

Muốn sử dụng hóa đơn điện tử bạn cần có phần mềm hóa đơn điện tử. Phầm mêm hóa đơn điện tử hiểu đơn giản là cách để thao tác khởi tạo, xuất, phát hành, theo dõi và quản lý hóa đơn. Hiện nay phần mềm hóa đơn khá dể sử dụng khi mà không cần cài đặt phần mềm mà có thể sử dụng trực tiếp trên website của các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

6 Nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có đủ pháp lý:

  1. Hóa đơn điện tử Misa
  2. Hóa đơn điện tử Viettel
  3. Hóa đơn điện tử VNPT
  4. Hóa đơn điện tử EasyInvoice
  5. Hóa đơn điện tử Bkav
  6. Hóa đơn điện tử E-invoice

Bạn có thể xem so sánh 6 phần mềm hóa đơn điện tử ở đây

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế

Đối tượng được đăng ký sử dụng:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 1, khoản 3, khoản 4 Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực:
Nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

Cách đăng ký hóa đơn điện tử có mã xác thực

Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Mẫu số 01 Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Trang 1
Mẫu số 01 Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Trang 1
Mẫu số 01 Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Mẫu số 01 Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử-Trang 2

Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh.

Mẫu số 02 Thông báo về việc chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử
Mẫu số 02 Thông báo về việc chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử

Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.

Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế

Đối tượng được đăng ký sử dụng

Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại.

Và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Trừ trường hợp: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nêu trên khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn không có mã xác thực

Nội dung thông tin đăng ký, thay đổi thông tin đã đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh.

Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ cần chuẩn bị thông báo phát hành Hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:

  1. Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
  2. Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
Mẫu quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Điều kiện tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC: Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:

– Là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

– Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định

– Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.

– Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.

– Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.

– Có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu .

– Có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.

– Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế các nội dung sau: danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức (bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn đã sử dụng (gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự).

Vậy là xong tất tần tật về hóa đơn điện tử nhé, mình sẽ tiếp tục cập nhật bổ sung thêm các câu hỏi, kiến thức liên quan để các bạn kế toán có thể hiểu rõ về hóa đơn điện tử.

675 views