Làm thế nào để hoàn thành deadline một cách hiệu quả nhất

Không chỉ riêng bạn: Tất cả chúng ta đều bận rộn hơn trước đây.

Cho dù bạn là một bà mẹ đang làm việc, một sinh viên đại học hay một chủ doanh nghiệp nhỏ, việc quản lý thời gian của bạn có thể là một thách thức. Giữa các lớp học, các cuộc họp, các cuộc hẹn với bác sĩ và các sự kiện sau giờ học của trẻ em, làm thế nào có ai tìm thấy thời gian để tập thể dục hay, trời cấm, vui vẻ?

Tất cả chúng ta nhận được 24 giờ trong một ngày. Vì vậy, làm thế nào để một số người dường như lướt qua nhiệm vụ của họ trong khi phần còn lại của chúng ta lúng túng? Họ đã học được cách vừa hiệu quả vừa hiệu quả.

Nó có nghĩa là gì để có hiệu quả thời gian?

mẹo quản lý thời gian và công việc ở người bận rộn 3
mẹo quản lý thời gian và công việc ở người bận rộn 3
  • Từ điển Merriam-Webster định nghĩa tính năng hiệu quả của Keith là, Có khả năng tạo ra kết quả mong muốn với ít hoặc không lãng phí (tính theo thời gian hoặc nguyên liệu). [1] Nhưng điều đó có nghĩa gì khi thực sự hiệu quả trong cách bạn dành nhiều ngày?
  • Đối với tôi, tính hiệu quả, có nghĩa là thương lượng hoàn cảnh mỗi ngày trong khi vẫn đảm bảo tôi có đủ thời gian cho những việc không thể thương lượng như ngủ và tự chăm sóc bản thân. Sắc thái này đặc biệt quan trọng đối với các chuyên gia làm việc. Hiệu quả không phải lúc nào cũng có nghĩa là ngồi xuống bàn làm việc vào buổi sáng, xem qua danh sách việc cần làm và rời văn phòng trước 5 giờ chiều Hiệu quả có nghĩa là làm hết sức mình bất chấp các yếu tố bên trong và bên ngoài, để có nhiều thời gian chăm sóc bản thân.
  • Tôi bắt đầu ngày làm việc của mình bằng cách viết ra các sản phẩm của tôi. Mặc dù vậy, chắc chắn, tôi bị cuốn vào một cuộc họp bất ngờ hoặc cuộc gọi của nhà đầu tư. Vâng, tôi có thể thức cả đêm để làm việc để đạt được thời hạn của mình – nhưng nếu tôi làm vậy, tôi sẽ quá mệt mỏi vào ngày hôm sau để hoàn thành mọi việc. Đó là hiệu quả, không hiệu quả (chúng ta sẽ nói thêm về điều đó sau). Để hiệu quả, tôi có thể phân chia công việc với một đồng nghiệp hoặc hoàn thành một nửa nhiệm vụ và yêu cầu gia hạn.
  • Khi bạn tung hứng công việc, làm cha mẹ và đời sống xã hội, bạn phải liên tục tối ưu hóa ngày của mình và tự chịu trách nhiệm. Nhưng tất nhiên, bạn vẫn phải có hiệu quả.

Hiệu quả so với hiệu quả: Sự khác biệt là gì?

mẹo quản lý thời gian và công việc ở người bận rộn 2
mẹo quản lý thời gian và công việc ở người bận rộn 2

Có một ranh giới tốt giữa những gì nó có nghĩa là hiệu quả và hiệu quả. Hãy bắt đầu với định nghĩa từ điển: “tạo ra một quyết định, quyết định, hoặc hiệu quả mong muốn”.

Nói một cách đơn giản, hiu qu là v vic hoàn thành mt kết qu c thhiệu quả có nghĩa là hoàn thành kết quả đó mà không lãng phí thời gian hoặc công sức . Về lý thuyết, bạn phải hiệu quả để có hiệu quả, nhưng không phải lúc nào cũng như vậy.

Nhìn vào nó theo cách này: Bạn có một nhiệm vụ phải hoàn thành sẽ khiến bạn mất một giờ. Nhưng giữa những thứ gây xao lãng như internet và trò chuyện trong văn phòng, nhiệm vụ đó sẽ khiến bạn mất bốn giờ. Bạn đã hoàn thành mục tiêu cuối cùng của mình, nhưng chính xác thì bạn đã không làm như vậy một cách hiệu quả.

Nếu bạn nghĩ về nó, tất cả chúng ta đều có hiệu quả trên truyền hình bằng cách này hay cách khác. Nếu bạn có một công việc giữ một mái nhà trên đầu và thức ăn trên bàn của bạn, điều đó có nghĩa là bạn đủ hiệu quả trong công việc để nhận được tiền lương hàng tháng. Nhưng tiền lương của bạn có thể không phản ánh thời gian bạn dành cho phương tiện truyền thông xã hội mỗi kỳ thanh toán.

Ngoại lệ là các doanh nhân và dịch giả tự do. Để kiếm được nhiều tiền hơn, những người sở hữu một doanh nghiệp không chỉ cần hiệu quả mà còn hiệu quả. Vậy họ phải làm việc đó như thế nào?

6 cách để vừa hiệu quả vừa hiệu quả

Hiệu quả là sản phẩm phụ của hiệu quả. Mặc dù thật an toàn khi nói rằng hầu hết các doanh nhân đều hiệu quả, nhưng đó là một kỹ năng cần thực hành.

Ngay cả khi bạn không cố gắng điều hành một doanh nghiệp có lợi nhuận, bạn vẫn có thể hưởng lợi bằng cách điều hành cách các nhà lãnh đạo kinh doanh thành công làm:

Đặt mục tiêu có thể đo lường

mẹo quản lý thời gian và công việc ở người bận rộn
mẹo quản lý thời gian và công việc ở người bận rộn

Mặc dù mỗi doanh nhân có phương pháp riêng của mình, các chuyên gia năng suất khuyên bạn nên đặt mục tiêu SMART . Các mục tiêu cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, thực tế và phụ thuộc vào thời gian thúc đẩy cả hiệu quả và hiệu quả – không chỉ chúng có thể đạt được một cách thực tế mà còn có thể kiểm tra tiến độ về chúng.

Giả sử bạn muốn mang lại 100.000 đô la mỗi quý. Bạn có thể đặt các mốc hàng tuần là 8.000 đô la, làm cho mục tiêu trở nên dễ quản lý hơn và cung cấp cho bạn một đệm trong trường hợp bạn bị hụt một tuần.

Đặt mục tiêu giúp bạn hiệu quả vì nó tập trung năng lượng của bạn vào những gì bạn muốn. Điều đó, đến lượt nó, cải thiện khả năng của bạn để đạt được những mục tiêu đó. Và nếu bạn là một nhà lãnh đạo, bạn cũng làm gương cho cách nhân viên của bạn cũng có thể hoàn thành công việc nhiều hơn.

Truyền đạt về Điều khoản của bạn

Cho dù đó là lập kế hoạch bữa ăn hoặc phát triển sản phẩm, hầu hết các dự án đều có một nhóm. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn phải làm mới email của mình sau mỗi năm phút để cập nhật. Các chuyên gia làm việc lãng phí trung bình 21 phút mỗi ngày chỉ đơn giản là kiểm tra quá mức hộp thư đến của họ. Trong bốn tuần làm việc, đó là gần 7 giờ một tháng bạn có thể vuốt lại.

Doanh nhân, đặc biệt, cần phải cẩn thận với email. Tin nhắn của nhà đầu tư có thể phản hồi nhanh chóng, ví dụ. Tuy nhiên, vấn đề thực sự là bạn đọc email chào mừng nhân viên như thế nào? Nếu một nhân viên cần một cái gì đó ngay lập tức, hãy yêu cầu họ gọi cho bạn hoặc ghé qua văn phòng của bạn. Dành một hoặc hai giờ mỗi tuần để kết hợp với hộp thư đến đầy đủ của bạn để đảm bảo bạn không bỏ lỡ điều gì quan trọng.

Mặc định để tin tưởng

nhung cach vuot qua gioi han cua ban than 1
nhung cach vuot qua gioi han cua ban than 1

Ngay cả khi bạn không làm việc với một nhóm, bạn vẫn phụ thuộc vào người khác. Khi vợ tôi và tôi thêm một phòng giặt ủi trên lầu trong nhà của chúng tôi, tôi đã phải tin tưởng rằng các nhà thầu tôi đã thuê để làm công việc của họ. Tôi đã phải tin tưởng vợ tôi trả lời tất cả những người mà bạn muốn nó ở đâu? Câu hỏi chắc chắn được đưa ra. Nếu tôi không mặc định tin tưởng, tôi sẽ làm chậm dự án và thậm chí có thể loại bỏ nó hoàn toàn.

Học cách tin tưởng người khác giống như cách bạn sẽ làm đối tác lãng mạn của bạn. Hãy rõ ràng về ý định của bạn. Hãy chắc chắn rằng hành động của bạn phù hợp với lời nói của bạn và giả sử cũng làm như vậy.

Hãy chân thành trong cách bạn giao tiếp. Quan trọng nhất, chấp nhận rằng những người khác là người của họ. Không phải ai cũng làm việc hoặc giao tiếp theo cùng một cách, và điều đó không sao cả. Điều đó không có nghĩa là họ làm bạn thất vọng hoặc cố làm suy yếu nỗ lực của bạn.

Nghỉ giải lao thường xuyên

giam can nhanh bang viec ngu dung cach 1547 phunutoday
giam can nhanh bang viec ngu dung cach 1547 phunutoday

Bạn càng dành nhiều thời gian cho một dự án, bạn càng hoàn thành nó nhanh hơn, phải không? Không cần thiết.

Nghiên cứu cho thấy rằng những người lao động năng suất nhất thực sự nghỉ ngơi nhiều nhất. Một nghiên cứu của Tập đoàn Draugiem cho thấy nhịp điệu làm việc lý tưởng thực sự là 52 phút sau đó là thời gian nghỉ 17 phút. Mặc dù nghiên cứu không xem xét các loại công việc khác, nhưng đó là một sự đánh cược công bằng giúp phá vỡ hiệu quả trên toàn ban.

Đặt hẹn giờ để nhắc bạn mỗi giờ một lần để nghỉ ngơi. Nếu khoảng thời gian ngắn phù hợp hơn cho nhiệm vụ của bạn, hãy thử Phương pháp Pomodoro . Làm việc trong 25 phút, sau đó làm một cái gì đó khác trong năm sau. Bạn không chỉ làm được nhiều việc hơn mà còn bớt căng thẳng khi khởi động.

Sử dụng tài nguyên của bạn

Cách đây không lâu, tôi đã phải chặt một số cây trong sân để bảo vệ ngôi nhà của mình. Tôi có thể rút cây cưa ra và dành một giờ tiếp theo chầm chậm đi qua thân cây, nhưng tôi đã không làm thế. Tại sao không? Bởi vì tôi có một cái cưa ngồi trong nhà để xe. Khi tôi bắn nó lên, công việc trên cây mất khoảng mười phút.

Hãy tiếp cận tương tự trong công việc. Nếu bạn cần chuyển thông tin giữa nhiều cửa sổ trình duyệt trên máy tính của mình, bạn có thể liên tục nhấp qua lại giữa nhiều tab. Hoặc bạn có thể treo màn hình dự phòng đang ngồi trong bộ lưu trữ, điều này sẽ giúp bạn làm việc nhanh hơn và ít mắc lỗi hơn.

Biết khi nào nên nói ‘Không’

Các dự án nhỏ có thói quen xấu là khinh khí cầu thành những dự án lớn hơn. Nếu tất cả những gì bạn đặt ra là cắt sân của bạn, hãy bám vào đó. Đừng nói với bản thân (hoặc để bất cứ ai khác nói với bạn) rằng bạn cũng phải cắt tỉa bụi cây và nhổ cỏ dại. Hoàn thành những gì bạn muốn và tiếp tục. Đó là hiệu quả cũng như hiệu quả.

Nếu đó là một dự án làm việc thì sao? Bạn có thể không thể nói trực tiếp về vấn đề này với sếp, nhưng bạn có thể đề xuất các lựa chọn thay thế. Nếu bạn lo lắng một nhiệm vụ là lãng phí thời gian, hãy đưa ra một ý tưởng khác. Nếu bạn thực sự không có thời gian trên lịch của mình, hãy nhờ anh ấy hoặc cô ấy giúp bạn ưu tiên danh sách dự án của bạn. Làm cho đúng, và ông chủ của bạn có thể cảm ơn bạn vì đã tiết kiệm thời gian của công ty.

Có một sự hiểu biết đầy đủ về quản lý thời gian là chìa khóa để biết khi nào nên nói rằng không có gì và khi một cái gì đó có thể có ý nghĩa cho một khoản đầu tư thời gian.

Lời khuyên dành cho bạn

Kế hoạch là chìa khóa. Cho dù bạn là một doanh nhân như tôi hay một người bố ở nhà, bạn vẫn có một công việc phải làm. Bản thân công việc có thể khác nhau, nhưng giá trị của hiệu quả và hiệu quả thì không. Nếu bạn muốn thành công – và có thời gian cho bản thân rảnh rỗi – hãy suy nghĩ trước khi bạn nghiền nát ngày mới.

Làm việc khôn ngoan tốt hơn làm việc chăm chỉ. Học cách tin tưởng người khác quan trọng hơn kết quả trông giống hệt như những gì bạn đã nghĩ. Hiệu quả và hiệu quả có thể khác nhau về mặt định nghĩa, nhưng cả hai đều có hai điều: có kế hoạch và xoay vòng khi cần thiết.

144 views