Quản lý thời gian hiệu quả với quy luật Pareto 80/20

Bạn có thường cảm thấy thời gian 24h/ngày đối với bạn là quá ít, dường như bạn chưa kịp làm gì, chưa làm xong được chuyện gì hoàn thiện thì đã hết ngày? Đây có lẽ là tình huống mà ít nhiều trong chúng ta gặp phải. Nguyên nhân là do bạn chưa biết cách quản lý thời gian, chưa biết phân phối công việc sao cho hợp lý để có thể hoàn thành hiệu quả một công việc nào đó. Khi bạn biết cách sử dụng quỹ thời gian hợp lý bạn sẽ không phải tốn quá nhiều thời gian chỉ cho một việc mà vẫn không hoàn thành nó. Meosongmoingay hôm nay sẽ giới thiệu cho bạn cách quản lý thời gian theo quy luật Pareto 80/20, một quy luật vô cùng đơn giản và hữu hiệu giúp bạn tối ưu hóa thời gian để giải quyết mọi vấn đề.

Làm sao để tận dụng thời gian một cách hiệu quả nhất?

Quy luật Pareto là gì?

Quy luật Pareto hay quy luật 80/20 do nhà tư tưởng quản trị doanh nghiệp Joseph M.Juran đề xuất và đặt tên theo nhà kinh tế người Ý Vilfredo Pareto người đã quan sát 80% đất ở Ý là thuộc sở hữu của 20% dân số. Quy luật Pareto chỉ ra rằng khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Đây cũng chính là quy luật phổ biến đúng  trong nhiều lĩnh vực, chảng hạn:

  • Trong kinh doanh, 80% doanh thu là từ 20% trong số các khách hàng.
  • Trong chuyện học hành,  20% số trang trong một cuốn sách chứa đựng 80% lượng thông tin của sách.
  • Trong thể thao, 20% cầu thủ tạo nên 80% chiến thắng của một đội bóng.
  • Trong công ty, 20% số người làm việc trong cơ quan  của bạn làm hết 80% công việc cơ quan.
80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra

Qua đây có thể thấy, sự thật là chúng ta đã lãng phí quá nhiều thời gian vào những việc có năng suất thấp. Trong cuộc sống chúng ta cần đi tìm 20% hiệu quả kia để không lãng phí 80% thời gian còn lại vào những việc không cần thiết.

Tối đa hóa thời gian của bạn bằng quy luật 80/20

Khi đã hiểu rõ quy luật vận hành thế nào thì chúng ta nên áp dụng nó vào cuộc sống để giảm bớt gánh nặng và lãng phí thời gian vàng bạc của mình. Dưới đây là các bước để chúng ta bắt đầu kiểm soát thời gian sao cho hiệu quả với quy luật 80/20.

1. Xác định đối tượng cần ưu tiên

Việc xác định điều gì quan trọng nhất cần làm là rất quan trọng. Thay vì vô thức thực hiện các công việc thường nhât theo thói quen, hãy học cách cắt giảm những việc không có ích, đi tìm việc thực sự cần thiết để làm. Chúng ta phải xác định xem trong số những công việc phải làm cái nào mang lại cho bạn giá trị cao nhất thì hãy ưu tiên trước nhất, những việc không mang lại nhiều giá trị và hiệu quả thì hãy xếp sau và bỏ qua nó.

Xác định rõ những việc mình cần phải làm để tiết kiệm thời gian

2. Sắp xếp thời gian hiệu quả và khoa học

Biết cách lên lịch trình hiệu quả và rút ngắn thời gian của những việc không quan trọng là chìa khóa then chốt để vận dụng quy luật 80/20 vào cuộc sống. Ví dụ như việc đi lại khiến bạn mất một khoảng thời gian mà không tạo ra giá trị, thì bạn có thể chuyển sang phương tiện công cộng, và trong khi vừa di chuyển bạn có thể vừa làm việc như xem email, lên kế hoạch làm việc hôm nay,…

Học cách sắp xếp quản lý thời gian một cách khoa học

3. Thiết lập và sửa đổi mục tiêu thường xuyên

Việc xác định rõ mục tiêu mà bạn cần tập trung hướng vào và một việc vô cùng quan trọng giúp bạn quản lý tốt và tiết kiệm thời gian của mình. Cuộc sống thường không thể lường trước được sẽ xảy ra những bất ngờ gì, do đó việc điều chỉnh những mục tiêu sao cho phù hợp với hoàn cảnh cũng rất cần thiết. Khi bạn cảm thấy kế hoạch của mình đang có xu hướng lệch khỏi quỹ đạo vạch ra ban đầu thì hãy xem xét lại và điều chỉnh chúng càng sớm càng tốt. Không nên dành quá nhiều thời gian cho những việc bạn không cần trực tiếp xử lý.

Điều chỉnh mục tiêu phù hợp với hoàn cảnh

4. Nghiêm khắc với bản thân

Hãy nghiêm túc và kiên trì với bản thân để có thể hoàn thành những mục tiêu mà bạn đã đề ra. Cân nhắc kỹ lượng để thời gian, công sức bạn bỏ ra đều dành cho những việc thực sự quan trọng. Làm việc một cách tốt nhất trong khả năng của bạn để không cảm thấy hối tiếc về những việc đã làm và chưa kịp làm.

Nghiêm túc với bản thân để thành công

Áp dụng quy luật 80/20 vào cuộc sống của bạn

Để áp dụng được quy luật 80/20 bạn hãy tự đặt ra những câu hỏi cho chính mình để đi tìm 20% cần thiết và quan trọng nhất của bạn là gì, có thể đó là những câu hỏi như:

  • Bạn dành 20% thời gian của mình vào việc gì để có được 80% hạnh phúc?
  • Ai là 20% số người giúp bạn cảm thấy có được 80% hạnh phúc khi ở cạnh họ?
  • Đâu là 20% những bộ trang phục mà bạn mặc đến 80% thời gian?
  • 20% loại thực phẩm nào mà bạn dành 80% thời gian ăn uống đều là ăn chúng?
  • 20% loại tài sản nào bạn đang sở hữu có giá trị cao nhất?
Luôn đặt câu hỏi để đi tìm 20% việc thực sự quan trọng cần làm

Đây thực chất không phải là những câu hỏi khó trả lời, suy nghĩ kỹ thì bạn có thể đưa ra được những câu trả lời. Khi đã xác định được đáp án của mình thì bạn sẽ chỉ cần tập trung vào 20% mấu chốt đó để tăng hiệu quả cho bản thân. Ví dụ như 80% số quần áo mà bạn chỉ mặc trong khoảng 20% cuộc đời thì bạn nên bán hoặc đem tặng người khác.

Chúng ta không cần vận dụng quá máy móc quy luật này vào cuộc sống, nhưng hãy lấy nó như một thấu kính để đi tìm những điều thực sự cần thiết, mỗi ngày hãy hình dung ra 20% đó và ưu tiên làm những công việc này. Lập một danh sách những việc cần làm là chưa đủ, nếu không nhắm đúng vào 20% quan trọng, bạn có thể lãng phí đến 80% thời gian của mình. Bạn không thể nào hoàn thành tất cả mọi công việc, nhưng bạn có thể hoàn thành dễ dàng 20% công việc. Hy vọng rằng thông qua bài viết này bạn đã tìm ra được cho mình mục tiêu và xác định được 20% điều quan trọng nhất cần làm trong mỗi việc để tối ưu hóa được thời gian và năng suất của mình nhé! Chúc bạn luôn thành công!

270 views