Tổng hợp 100 phím tắt thần thánh trong Excel 2007, 2010. 4 mẹo sử dụng hay trong excel

Microsoft Excel là ứng dụng văn phòng được sử dụng nhiều bởi người dùng chuyên nghiệp và người dùng hàng ngày. Với Microsoft Excel, công việc tính toán, lập bảng biểu, lưu trữ số liệu sẽ trở nên dễ dàng hơn đặc biệt với dân kế toán.  Nếu bạn có thể nắm chắc các công thức, tổ hợp phím tắt trên Excel sẽ nhanh và tiện lợi cho công việc của bạn tăng hiệu suất làm việc. Hãy cùng tôi sưu tập cho mình những mẹo hay và các phím tắt thần thánh của Excel 2007, 2010  trong bài tổng hợp dưới đây nhé.

1. Các phím tắt trong Excel 2007, phím tắt Excel 2010 giúp điều hướng trong bảng tính.

a. Cách phím tắt trong Excel 2007, phím tắt Excel 2010
Các phím Mũi Tên: Di chuyển lên, xuống, sang trái, hoặc sang phải trong một bảng tính.
Page Down / Page Up: Di chuyển xuống cuối bảng tính/ lên đầu của bảng tính
Alt + Page Down / Alt + Page Up: Di chuyển màn hình sang phải / trái trong một bảng tính.
Tab / phím Shift + Tab: Di chuyển một ô sang phải / sang trái trong một bảng tính.
Ctrl + phím mũi tên: Di chuyển đến các ô rìa của khu vực chứa dữ liệu
Home: Di chuyển đến ô đầu của một hàng trong một bảng tính.
Ctrl + Home: Di chuyển đến ô đầu tiên của một bảng tính.
Ctrl + End: Di chuyển đến ô cuối cùng chứa nội dung trên một bảng tính.
Ctrl + f: Hiển thị hộp thoại Find and Replace (mở sẵn mục Tìm kiếm – Find)
Ctrl + h: Hiển thị hộp thoại Find and Replace (Mở sẵn mục Thay thế – Replace).
Shift + F4: Lặp lại việc tìm kiếm trước đó
Ctrl + g (hoặc f5 ): Hiển thị hộp thoại ‘Go to’.
Ctrl + mũi tên trái / Ctrl + Mũi tên phải: Bên trong một ô: Di chuyển sang ô bên trái/hoặc bên phải của ô đó.
Alt + mũi tên xuống: Hiển thị danh sách AutoComplete

b. Làm việc với dữ liệu được chọn

*Chọn các ô

Phím Shift + Space (Phím cách): Chọn toàn bộ hàng.
Ctrl + Space (Phím cách): Chọn toàn bộ cột.
Ctrl + phím Shift + * (dấu sao): Chọn toàn bộ khu vực xung quanh các ô đang hoạt động.
Ctrl + a: (hoặc ctrl + phím Shift +phím cách): Chọn toàn bộ bảng tính (hoặc các khu vực chứa dữ liệu)
Ctrl + phím Shift + Page Up: Chọn sheet hiện tại và trước đó trong cùng file excel
Shift + phím mũi tên: Mở rộng vùng lựa chọn từ một ô đang chọn.
Ctrl + phím Shift + phím mũi tên: Mở rộng vùng được chọn đến ô cuối cùng trong một hàng hoặc cột
Shift + Page Down / phím Shift + Page Up: Mở rộng vùng được chọn xuống cuối trang màn hình / lên đầu trang màn hình.
Phím Shift + Home: Mở rộng vùng được chọn về ô đầu tiên của hàng
Ctrl + Shift + Home: Mở rộng vùng chọn về ô đầu tiên của bảng tính.
Ctrl + Shift + End: Mở rộng vùng chọn đến ô cuối cùng được sử dụng trên bảng tính (góc dưới bên phải).

* Quản lý trong các vùng lựa chọn

F8: Bật tính năng mở rộng vùng lựa chọn (bằng cách sử dụng thêm các phím mũi tên) mà không cần nhấn giữ phím shift.
Shift + F8: Thêm một (liền kề hoặc không liền kề) dãy các ô để lựa chọn. Sử dụng các phím mũi tên và Shift + phím mũi tên để thêm vào lựa chọn.
Enter / phím Shift + Enter: Di chuyển lựa chọn ô hiện tại xuống / lên trong vùng đang được chọn
Tab / phím Shift + Tab: Di chuyển lựa chọn ô hiện tại sang phải / trái trong vùng đang được chọn.
Esc: Hủy bỏ vùng đang chọn.

* Chỉnh sửa bên trong ô

Shift + mũi tên trái  /  Shift +Mũi tên phải: Chọn hoặc bỏ chọn một ký tự bên trái / bên phải.
Ctrl + Shift + mũi tên trái / Ctrl + Shift + Mũi tên phải: Chọn hoặc bỏ chọn một từ bên trái / bên phải.
Shift + Home /  Shift + End: Chọn từ con trỏ văn bản đến đầu / đến cuối của ô

2. Các phím tắt trong Excel 2007, excel 2010 để chèn và chỉnh sửa dữ liệu

* Phím tắt Undo / Redo
Ctrl + z: Hoàn tác hành động trước đó (nhiều cấp) – Undo
Ctrl + y: Đi tới hành động tiếp đó (nhiều cấp) – Redo
 *Làm việc với Clipboard
Ctrl + c: Sao chép nội dung của ô được chọn.
Ctrl + x: Cắt nội dung của ô được chọn.
Ctrl + v: Dán nội dung từ clipboard vào ô được chọn.
Ctrl + Alt + v: Nếu dữ liệu tồn tại trong clipboard: Hiển thị hộp thoại Paste Special.

* Các phím tắt chỉnh sửa ô bên trong

F2: Chỉnh sửa ô đang chọn với con trỏ chuột đặt ở cuối dòng.
Alt + Enter: Xuống một dòng mới trong cùng một ô.
Enter: Hoàn thành nhập 1 ô và di chuyển xuống ô phía dưới
Shift + Enter: Hoàn thành nhập 1 ô và di chuyển lên ô phía trên
Tab / Shift + Tab: Hoàn thành nhập 1 ô và di chuyển đến ô bên phải / hoặc bên trái
Esc: Hủy bỏ việc sửa trong một ô.
Backspace: Xóa ký tự bên trái của con trỏ văn bản, hoặc xóa các lựa chọn.
Delete: Xóa ký tự bên phải của con trỏ văn bản, hoặc xóa các lựa chọn.
Ctrl + Delete: Xóa văn bản đến cuối dòng.
Ctrl + ; (dấu chấm phẩy): Chèn ngày hiện tại vào ô
Ctrl + Shift + : (dấu hai chấm): Chèn thời gian hiện tại.

*Chỉnh sửa các ô hoạt động hoặc lựa chọn

Ctrl + d : Copy nội dung ở ô bên trên
Ctrl + r : Copy ô bên trái
Ctrl + “ : Copy nội dung ô bên trên và ở trạng thái chỉnh sửa
Ctrl + ‘ : Copy công thức của ô bên trên và ở trạng thái chỉnh sửa.
Ctrl + – : Hiển thị menu xóa ô / hàng / cột
Ctrl + Shift + +  : Hiển thị menu chèn ô / hàng / cột
Shift + F2 : Chèn / Chỉnh sửa một ô comment
Shift + f10, sau đó m : Xóa comment.
Alt + F1 : Tạo và chèn biểu đồ với dữ liệu trong phạm vi hiện tại
F11 : Tạo và chèn biểu đồ với dữ liệu trong phạm vi hiện tại trong một sheet biểu đồ riêng biệt.
Ctrl + k : Chèn một liên kết.
Enter (trong một ô có chứa liên kết): Kích hoạt liên kết.

* Ẩn và Hiện các phần tử

Ctrl + 9: Ẩn hàng đã chọn.

Ctrl + Shift + 9 : Bỏ ẩn hàng đang ẩn trong vùng lựa chọn chứa hàng đó.

Ctrl + 0 (số 0) : Ẩn cột được chọn.

Ctrl +  Shift + 0 (số 0) : Bỏ ẩn cột đang ẩn trong vùng lựa chọn

* lưu ý: Trong Excel 2010 không có tác dụng, để hiện cột vừa bị ẩn, nhấn: Ctrl + z

Alt + Shift + Mũi tên phải : Nhóm hàng hoặc cột.

Alt + Shift + mũi tên trái : Bỏ nhóm các hàng hoặc cột.

3. Phím tắt Excel 2007, phím tắt Excel 2010 liên quan đến định dạng dữ liệu

* Định dạng ô
Ctrl + 1: Hiển thị hộp thoại Format.

Ctrl + b (hoặc ctrl + 2 ) : Áp dụng hoặc hủy bỏ định dạng chữ đậm.

Ctrl + i (hoặc ctrl + 3 ): Áp dụng hoặc hủy bỏ định dạng in nghiêng.

Ctrl + u (hoặc ctrl + 4 ) : Áp dụng hoặc hủy bỏ một gạch dưới.

Ctrl + 5 : Áp dụng hoặc hủy bỏ định dạng gạch ngang.

Alt + ‘ (dấu nháy đơn) : Hiển thị hộp thoại Style.

*Các định dạng số

Ctrl + Shift + $ : Áp dụng định dạng tiền tệ với hai chữ số thập phân.

Ctrl + Shift + ~  : Áp dụng định dạng số kiểu General.

Ctrl + phím Shift + % : Áp dụng các định dạng phần trăm không có chữ số thập phân.

Ctrl + phím Shift + # : Áp dụng định dạng ngày theo kiểu:  ngày, tháng và năm.

Ctrl + phím Shift + @ : Áp dụng định dạng thời gian với giờ, phút, và chỉ ra AM hoặc PM

Ctrl + phím Shift + ! : Áp dụng định dạng số với hai chữ số thập phân và dấu trừ (-) cho giá trị âm.

Ctrl + phím Shift + ^ : Áp dụng định dạng số khoa học với hai chữ số thập phân.

F4 : Lặp lại lựa chọn định dạng cuối cùng

* Căn ô
Alt + h, a, r : Căn ô sang phải

Alt + h , a, c : Căn giữa ô

Alt + h , a,  l : Căn ô sang trái

*Công thức

=  : Bắt đầu một công thức.

Alt + = : Chèn công thức AutoSum.

Shift + F3 : Hiển thị hộp thoại Insert Function.

Ctrl + a : Hiển thị cách thức nhập sau khi nhập tên của công thức.

Ctrl + Shift + a : Chèn các đối số trong công thức sau khi nhập tên của công thức.

shift + F3 : Chèn một hàm thành một công thức.

Ctrl + Shift + Enter : Nhập công thức là một công thức mảng.

F4 : Sau khi gõ tham chiếu ô (ví dụ: = E3) làm tham chiếu tuyệt đối (= $ E $ 4)

F9 : Tính tất cả các bảng trong tất cả các bảng tính.

Shift + F9 : Tính toán bảng tính hoạt động.

Ctrl + Shift + u: Chuyển chế độ mở rộng hoặc thu gọn thanh công thức.

Ctrl + ` : Chuyển chế độ Hiển thị công thức trong ô thay vì giá trị

4. Phím tắt tô màu trong excel

Bạn muốn tô màu ô hoặc màu chữ trong excel bằng phím tắt cho nhanh, các bạn cùng làm theo cách này nhé.

 *  Phím tắt tô màu nền trong excel

Tổ hợp phím Alt => H => H => bạn chọn màu là xong

Mẹo: bạn sử dụng F4 để tô các ô khác giống với màu ô ban đầu sẽ nhanh hơn

  *  Phím tắt tô màu chữ trong excel

Tổ hợp phím: Alt => H => FC => Chọn màu cho chữ

Mẹo: Ở đây mẹo sử dụng “F4” để tô các màu giống nhau, còn không có phím tắt chính thức để tô màu trong excel

  5. Cách trình bày văn bản trong Excel đẹp như word

   * BƯỚC 1: THIẾT LẬP  VÙNG IN

Bước đầu tiên và cũng là quan trọng nhất khi thực hiện việc trình bày một mẫu hợ p đồng, tờ trình,… trên Excel là bạn phải thiết lập trước vùng sẽ chứa nội dung bạn muốn in ra, bạn vào Page Setup trong thẻ Page Layout để thiết lập vùng in.

 * BƯỚC 2: CHỈNH LẠI VÙNG IN

Ở bước này bạn chỉnh lại các thông  số cho vùng in như kích cỡ, khổ giấy, các lề,…

 * BƯỚC 3: TRỘN Ô VÀ CĂN ĐỀU 2 BÊN CHO VĂN BẢN

Excel được thiết kế với những ô tính (gọi là Cell), khi bạn gõ 1 đoạn văn bản vào trong 1 Cell, nếu chiều dài của đoạn văn bản đó lớn hơn độ rộng của cột thì đoạn văn bản đó sẽ tràn sang Cell khác, để cho đoạn văn bản đó nằm trọn trong 1 Cell thì hoặc là bạn tăng độ rộng, độ cao của Cell đó hoặc là bạn thực hiện việc Merge các Cell lại với nhau và kết hợp với Wrap text (Alt + =) để xuống dòng trong 1 Cell.

Sau khi đã hoàn thành 2 bước trên, thì ở bước này ta sẽ thực hiện căn chỉnh văn bản.

+ Bạn cần Merge với độ rộng bằng đúng độ rộng của vùng in đã thiết lập, còn số dòng bạn muốn Merge thì tuỳ vào độ dài của đoạn mà bạn muốn hiển thị (bạn ấn Wrap text để kiểm tra cho phù hợp).

+ Bạn chọn ô vừa Merge, sau đó mở hộp thoại Format Cell (Ctrl + 1) và chuyển sang Tab Alignment. Trong phần Horizontal bạn tìm tới Justify, lúc này bạn sẽ thấy các dòng văn bản trong ô bạn chọn đã được căn lề 2 bên.

Qua các bước thiết lập trên, thì thành quả cho bạn là 1 trang in đẹp không khác mấy so với khi chúng ta trình bày trong Word.

 6. Cách tạo mật khẩu bảo vệ cho sheet Excel

 * Bước 1:

Chúng ta mở file Exce và sheet dữ liệu muốn tạo mật khẩu bảo mật. Tại sheet đó, nhấn vào tab Review trên thanh Ribbon rồi chọn tiếp Protect Sheet.

Capture
Bước 1: Bảo vệ mật khẩu cho sheet excel

* Bước 2:

Xuất hiện hộp thoại nhỏ. Tại đây, người dùng nhập mật khẩu muốn đặt cho sheet vào khung Password to unprotect sheet. Sau đó nhấn OK để lưu lại.

Bước 2: Bảo vệ mật khẩu cho sheet excel

* Bước 3:

Ngay sau đó hộp thoại Confirm Password xuất hiện. Chúng ta cần nhập đúng mật khẩu đã tạo tại khung Reenter password to proceed. Nếu bạn quên hoặc nhập sai mật khẩu sẽ không thể khôi phục lại. Cuối cùng nhấn OK để xác minh.

bước 3
Bước 3: Bảo vệ mật khẩu cho sheet excel

* Bước 4:

Để gỡ mật khẩu bảo mật đã tạo cho sheet trên Excel, chúng ta cũng nhấn vào tab Review và nhấn tiếp vào mục Unprotect Sheet.

ab
Bước 4: Bảo vệ mật khẩu cho sheet excel

* Bước 5: Nhập đúng mật khẩu đã thiết lập trước đó vào khung Password, rồi nhấn OK để xác nhận. Như vậy bạn đã có thể gỡ bỏ mật khẩu cho sheet rồi đó.

7. Chọn tất cả dữ liệu

Bạn có thể biết cách chọn tất cả dữ liệu bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + A, nhưng ít người biết rằng, chỉ cần nhấn đơn vào góc trên bên trái bảng tính như màn hình dưới đây thì toàn bộ dữ liệu sẽ được chọn.

  • aaa

8.Mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc

Thay vì chỉ mở từng bảng tính Excel khi có nhiều tệp tin cần giải quyết, bạn có thể mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc. Để làm được như vậy, bạn chọn các tệp tin muốn mở và nhấn phím Enter, tất cả các bảng tính sẽ được mở đồng thời.

9. Chuyển qua lại giữa các bảng tính Excel khác nhau

Khi bạn đã mở được nhiều bảng tín cùng một lúc, việc chuyển qua lại giữa các bảng tính có thể khiến bạn cảm thấy phiền phức. Hãy sử dụng phím tắt Ctrl + Tab để chuyển giữa các bảng tính một cách dễ dàng. Chức năng này cũng được sử dụng để chuyển giữa các tab Windows khác nhau trong Firefox trên hệ điều hành Windows 7.

Trên đây là bộ sưu tập các phím tắt trong Excel  2007, 2010 và một số mẹo khi dùng Excel hy vọng có thể giúp ích nhiều cho bạn trong quá trình làm việc và học tập.

436 views